Оформлення навчання військовослужбовців: документи та бухгалтерський облік

На жаль, з формулювання питання не до кінця зрозуміло - ким саме " Оплачується проживання і компенсується паливо на виїзди. ".Порядок оформлення та бухгалтерського обліку залежить від того, хто оплачує проживання і пальне: саме підприємство як допомогу військовій частині чи військова частина відшкодовує підприємству понесені витрати. Тому нижче наведено порядок дій та проведення для обох сценаріїв з урахуванням особливостей воєнного стану.

• Перший варіант трактовки запитання:

Підприємство самостійно оплачує (дарує) проживання та пальне військовим (Благодійна допомога ЗСУ)

Якщо підприємство власним коштом оплачує проживання військовослужбовців у готелі або хостелі та безоплатно надає їм пальне чи компенсує його вартість для виїздів, такі витрати оформлюються як благодійна допомога для потреб забезпечення оборони України.

Підставою має бути лист-клопотання або запит військової частини про направлення військовослужбовців на навчання, організацію їх проживання та забезпечення пальним. У листі потрібно зазначити, що проживання і пальне необхідні для потреб забезпечення оборони України, захисту безпеки населення та інтересів держави відповідно до пп. 32-1 підрозд. 2 розд. ХХ Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

Керівник підприємства видає наказ про надання військовій частині благодійної безповоротної допомоги у вигляді оплати проживання військовослужбовців та надання пального для навчання особового складу. Передачу допомоги слід підтвердити актом приймання-передачі наданих послуг і товарно-матеріальних цінностей або видатковою накладною на пальне. Документи підписують уповноважені представники підприємства та військової частини із зазначенням посади, ПІБ і військового звання отримувача, за наявності — із засвідченням печаткою військової частини або на підставі довіреності.

До документів також додаються рахунки, акти та інші первинні документи готелю щодо проживання, а також рахунки, накладні та інші документи постачальника пального.

Безоплатна передача товарів і послуг безпосередньо військовій частині для потреб оборони не вважається постачанням згідно з пп. 32-1 підрозд. 2 розд. ХХ Податкового кодексу України. Податкові зобов’язання з ПДВ на вартість проживання та пального не нараховуються. Компенсуючі податкові зобов’язання за п. 198.5 Податкового кодексу України також не нараховуються, а сформований за такими витратами податковий кредит зберігається.

Платник податку на прибуток із доходом до 40 млн грн відображає операцію за правилами бухгалтерського обліку. Для високодохідного платника збільшувальне коригування фінансового результату щодо допомоги неприбутковим організаціям понад ліміти 4% або 8% не застосовується на підставі пп. 69.6 підрозд. 10 розд. ХХ Податкового кодексу України. Уся сума витрат зменшує фінансовий результат. У декларації з податку на прибуток допомога відображається у Таблиці 6 Додатка БД та як пільга у Додатку ПП із кодом пільги 11020399.

Якщо допомога надається військовій частині як юридичній особі на підставі її офіційного листа, а не конкретним військовослужбовцям, об’єкта оподаткування ПДФО, військовим збором та ЄСВ не виникає.

Витрати на благодійну допомогу відображаються на субрахунку 949 відповідно до Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженої наказом Мінфіну від 30.11.1999 №291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99.

Проведення:

Оплачено послуги проживання готелю та/або придбано пальне — Дт 631 – Кт 311

Оприбутковано пальне, придбане для передачі — Дт 203 – Кт 631

Відображено вхідний ПДВ — Дт 641/ПДВ – Кт 631

Списано вартість проживання військовослужбовців як благодійну допомогу без ПДВ — Дт 949 – Кт 631

Списано собівартість переданого військовослужбовцям пального без нарахування ПДВ за п. 198.5 Податкового кодексу України — Дт 949 – Кт 203

• Другий варіант трактовки запитання:

Військова частина компенсує підприємству витрати на проживання та пальне

Якщо військова частина компенсує підприємству витрати на проживання та пальне, операція має оплатний характер. Підприємство фактично надає послуги або здійснює перепродаж чи перевиставлення витрат, тому правила щодо безоплатної допомоги ЗСУ не застосовуються.

У такому разі між підприємством і військовою частиною укладається договір про надання послуг з навчання або про компенсацію витрат на проживання та забезпечення пальним. За фактом завершення навчання або щомісячно складаються акти наданих послуг чи акти на відшкодування витрат. До них додаються рахунки-фактури, калькуляції витрат, документи готелю та документи, що підтверджують придбання і фактичне використання пального.

Оскільки компенсація здійснюється за оплатною операцією, пільга, передбачена для безоплатної допомоги в період воєнного стану, не застосовується. Сума відшкодування вартості проживання і пального розглядається як оплата послуг.

Підприємство нараховує ПДВ за ставкою 20% на всю суму компенсації, у тому числі на вартість проживання і пального, відповідно до п. 188.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4551. Податкова накладна складається на отримувача послуг — військову частину.

Для цілей податку на прибуток дохід у сумі компенсації та витрати на проживання і пальне відображаються за правилами бухгалтерського обліку. Отриманий дохід збільшує фінансовий результат, а витрати на готель і пальне його зменшують. Спеціальні податкові різниці щодо таких оплатних компенсацій не застосовуються.

Проведення:

Оплачено готелю за проживання та постачальнику за пальне — Дт 631 – Кт 311

Оприбутковано пальне — Дт 203 – Кт 631

Відображено вхідний податковий кредит — Дт 641/ПДВ – Кт 631

Списано витрати на проживання та пальне, що підлягають компенсації — Дт 903 (або 949) – Кт 631 (або 203)

Нараховано дохід у сумі компенсації, що має бути отримана від військової частини — Дт 377 – Кт 703 (або 719)

Нараховано податкові зобов’язання з ПДВ за ставкою 20% — Дт 703 (719) – Кт 641/ПДВ

Отримано компенсацію від військової частини на поточний рахунок — Дт 311 – Кт 377

У ситуації, коли підприємство власним коштом оплачує проживання та передає пальне для навчання військовослужбовців, дохід у вигляді додаткового блага у військовослужбовців не виникає, тому відображати їх у Додатку 4ДФ не потрібно.

Отримувачем благодійної допомоги є військова частина як юридична особа, оскільки навчання, проживання і забезпечення пальним організовані на підставі її офіційного листа-направлення або запиту. Допомога надається безпосередньо Збройним Силам України для потреб оборони відповідно до пп. 69.6 підрозд. 10 розд. ХХ та пп. 32-1 підрозд. 2 розд. ХХ Податкового кодексу України.

Проживання та пальне забезпечують виконання військовослужбовцями службових і навчальних завдань та не є їхнім особистим доходом або подарунком. Товари і послуги не передаються фізичним особам у власність для приватного використання, тому пп. 164.2.17 Податкового кодексу України щодо додаткового блага не застосовується.

Оскільки підприємство не нараховує і не виплачує дохід конкретним військовослужбовцям, отримувати їхні реєстраційні номери облікових карток платників податків та зазначати суми щодо них у Додатку 4ДФ не потрібно. Вартість проживання і пального відображається у бухгалтерському обліку як благодійна допомога військовій частині на субрахунку 949.

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2