Перевірка сумісництва працівників для військового обліку: документи та процес

Ні, закон не зобов’язує перевіряти сумісництво по всіх працівниках; відстежувати його доцільно лише щодо військовозобов’язаних, яких роботодавець включає до квоти для бронювання, і робиться це переважно на підставі інформації самого працівника.

Обґрунтування

Обов’язку «масово» перевіряти сумісництво немає. Трудове законодавство прямо не покладає на роботодавця обов’язок з’ясовувати, де і як ще працює працівник, і це не є загальною передумовою для оформлення трудових відносин чи їх законності.

Перевірка сумісництва стає важливою в контексті бронювання. Для критично важливих роботодавців, які бронюють військовозобов’язаних, має значення, де працівник є основним, а де – сумісником, оскільки від цього залежить, як рахувати квоту та чи можна включати конкретного військовозобов’язаного до загальної кількості «броньованих» за різними роботодавцями. Для цього й потрібно з’ясувати, чи є інші місця роботи у військовозобов’язаного, включеного або запланованого до включення в квоту.

Новація щодо сумісників у квоті для бронювання. Постановою КМУ від 27.01.2023 №76 затверджено Порядок бронювання військовозобов’язаних. Змінами до нього передбачено, що працівники‑сумісники, які працюють ще й на іншому критично важливому підприємстві, враховуються у загальній кількості військовозобов’язаних лише за одним місцем роботи – за тим, де строк трудових відносин найдовший. Це вимагає від роботодавця з’ясувати, де у працівника найдовший стаж і де він вважається «основним» з погляду квоти бронювання. Порядку

Практичний висновок: перевіряти наявність сумісництва немає сенсу щодо всіх працівників. Фокус – на військовозобов’язаних, яких роботодавець уже бронює або планує бронювати.

Алгоритм дій

1. Визначити коло працівників, щодо яких перевіряєте сумісництво.
   Це всі військовозобов’язані, яких включено до переліку на бронювання або планується включити в майбутніх поданнях. Для решти працівників достатньо даних їхніх заяв про прийняття та штатних документів.

2. Закріпити внутрішні правила повідомлення про інші місця роботи.
   Найзручніше – прописати в Правилах внутрішнього трудового розпорядку, що військовозобов’язані зобов’язані:
   – при працевлаштуванні повідомити про всі інші місця роботи;
   – надалі письмово повідомляти про прийняття/звільнення з інших місць роботи, зміну статусу «основне/сумісництво».
   Це можна оформити або змінами до Правил, або окремим наказом по підприємству.

3. Організувати первинне інформування працівника.
   При прийнятті військовозобов’язаного, якого потенційно можуть бронювати, кадровик або HR пояснює:
   – що підприємство є критично важливим (якщо так);
   – що наявність інших місць роботи може впливати на бронювання;
   – що працівник має письмово повідомляти про інші місця роботи.

4. Отримувати від працівників письмові відомості про інші місця роботи.
   Практично це робиться так:
   – від працівника береться заява / доповідна записка у вільній формі, де він вказує всі наявні місця роботи, їх статус (основне/сумісництво), дату прийняття, займану посаду;
   – за потреби він може додати довідку з іншого місця роботи про те, з якого числа працює і в якому статусі.

5. За можливості – звіряти інформацію через електронні інструменти.
   Якщо працівник надає доступ до своєї е‑трудової книжки або до «Відомостей про трудову діяльність» із ПФУ, роботодавець може співставити ці дані з поданими працівником відомостями, щоб:
   – з’ясувати, з якого моменту він працює в інших роботодавців;
   – зафіксувати, де історично найдовший стаж, якщо кілька роботодавців є критично важливими.

6. Застосовувати зібрані відомості при бронюванні.
   Коли готуєте чергове подання на бронювання:
   – перевіряєте, чи не працює ця особа ще в іншого критично важливого роботодавця;
   – якщо так, узгоджуєте з працівником, за ким саме його доцільно рахувати в квоті (де найдовший стаж) і чи не подвоює його інший роботодавець;
   – в разі зміни обставин (звільнення/нове місце роботи) оперативно коригуєте свої списки та, за потреби, ініціюєте анулювання/перебронювання згідно з Порядком №76. від 27.01.2023 №76

Які документи доцільно збирати

Ризики / нюанси

1. Дані офіційних реєстрів не оновлюються миттєво.
Відомості в електронній трудовій книжці та реєстрі ПФУ оновлюються із запізненням. Тому спиратися лише на них для оперативних рішень по бронюванню ризиковано. Критично важливо мати прямий канал комунікації з працівником і оновлювати інформацію про його місця роботи через заяви / довідки.

2. Відповідальності за «помилкове» визначення сумісництва наразі не встановлено, але ризики бронювання є.
Спеціальної відповідальності за те, що роботодавець, спираючись на слова працівника, некоректно визначив його статус основний/сумісник, закон не передбачає. Водночас, якщо через це будуть порушені ліміти бронювання або квота буде використана «подвійно», роботодавець може зіткнутися з анулюванням броні, претензіями з боку ТЦК або ризиком втрати статусу критично важливого.

3. Роботодавець не має інструменту «примусової перевірки» інших місць роботи.
Ні Порядок №76, ні інші акти не дають роботодавцю прямого доступу до інформаційних систем про трудові відносини працівника за всіма місцями роботи. Ви можете опиратися лише на:
– заяви та довідки, які надає сам працівник;
– електронні дані ПФУ, якщо працівник надає доступ або витяг.

Підсумовуючи: перевіряти сумісництво для всіх працівників не потрібно і немає правового обов’язку це робити, але для військовозобов’язаних, яких ви бронюєте, варто вибудувати внутрішню систему самодекларування та фіксації відомостей про інші місця роботи і зберігати відповідні заяви, довідки та витяги як обґрунтування вашої позиції при розрахунку квоти та формуванні списків на бронювання.