Перерахунок відпускних мобілізованому працівнику та виплата зарплати далі

Мобілізованому працівнику не можна «просто так» виплачувати відпускні за минулі роки, але можна виплатити грошову компенсацію за невикористані дні відпустки за спеціальною процедурою, а далі виплачувати йому не зарплату за відпрацьований час, а добровільні виплати (матеріальну допомогу / додаткові виплати), оформлені у внутрішніх документах.

Обґрунтування

1. Відпускні чи компенсація за невикористану відпустку

Відпускні виплачують тільки коли працівник іде у відпустку і при цьому перебуває в трудових відносинах і не увільнений від роботи. Мобілізований працівник увільнений від роботи і виконувати трудові обов’язки не може, тому оформляти йому звичайні щорічні відпустки і нараховувати відпускні неправильно.

Натомість для мобілізованих працівників діє спеціальна норма про грошову компенсацію. З 24.12.2023 працівникам, призваним на військову службу (у тому числі під час мобілізації), за їх бажанням та на підставі заяви виплачується грошова компенсація за всі не використані дні щорічної відпустки та додаткової відпустки на дітей, без звільнення з роботи. Це передбачено ч. 2 ст. 24 Закону України «Про відпустки». ч. 2 ст. 24 від 15.11.1996 № 504/96-ВР

Компенсацію можна виплатити лише:

Отже, «перерахувати відпускні» як відпускні не можна, але можна разово компенсувати всі накопичені невикористані дні відпустки за заявою працівника і наказом роботодавця, якщо дотримано умов норми.

2. Заробітна плата мобілізованому працівнику

За мобілізованим працівником зберігається місце роботи та посада, а обов’язкове збереження середнього заробітку законодавством скасовано. Це випливає з чинної редакції гарантій, установлених трудовим законодавством щодо мобілізованих. ч. 3 ст. 119 КЗпП

Зарплата за трудовим договором нараховується за відпрацьований час або виконану роботу. Мобілізований працівник фактично не працює, тому платити йому «зарплату згідно штатного розпису» як оплату за працю юридично некоректно.

Водночас роботодавцю не заборонено встановити додаткові, добровільні виплати мобілізованому працівнику за рахунок власних коштів. Такі виплати, якщо вони систематичні і прив’язані до посади чи окладу, зазвичай оформлюють як матеріальну допомогу або інші заохочувальні виплати, передбачені:

• у Положенні про оплату праці / колдоговорі;
• у наказах керівника.

Такі виплати обкладаються ПДФО, ВЗ і ЄСВ як зарплатні виплати, але це не оплата за відпрацьований час, а добровільна підтримка працівника під час мобілізації.

Підсумовуючи, директор може виплачувати мобілізованому працівнику щомісячні суми у розмірі окладу (або іншому розмірі), але як систематичну матеріальну допомогу / додаткову виплату, а не як «зарплату за роботу».

Алгоритм дій

1. Отримати від працівника документи ТЦК та наказом увільнити від роботи зі збереженням місця роботи і посади.
2. Отримати від працівника заяву про виплату грошової компенсації за невикористані дні відпустки і перевірити, чи дата мобілізації не раніше 24.12.2023. ч. 2 ст. 24
3. Розрахувати кількість невикористаних днів щорічних та «дитячих» відпусток на дату мобілізації і нарахувати компенсацію за правилами розрахунку середньої зарплати.
4. Видати наказ про виплату грошової компенсації за невикористані відпустки і провести виплату.
5. За бажанням директора встановити добровільні щомісячні виплати мобілізованому працівнику:
   • прописати механізм у Положенні про оплату праці / колдоговорі;
   • видати окремий наказ (наприклад, «про щомісячну матеріальну допомогу на період мобілізації» із зазначенням суми та періоду);
   • обліковувати ці суми як виплати, що оподатковуються як зарплата.

Ризики / нюанси

1. Строк подання заяви на компенсацію. Якщо працівник подасть заяву пізніше останнього дня місяця увільнення, право на цю спеціальну компенсацію без звільнення він втрачає і зможе отримати компенсацію тільки при звільненні.

2. Назва і суть виплат. Називати такі щомісячні суми «зарплатою за роботу» ризиковано, бо працівник не виконує трудових обов’язків. Безпечніше оформляти їх як матеріальну допомогу / додаткові виплати, чітко зазначивши підстави у внутрішніх документах.

Підсумок: ви можете компенсувати всі накопичені невикористані дні відпустки за спеціальною процедурою для мобілізованих та надалі щомісячно фінансово підтримувати працівника, але не як оплату за фактично відпрацьований час, а як добровільні виплати, оформлені внутрішніми документами.