Необхідні документи для утилізації первинних документів ТОВ

Для списання документів згідно Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text) архіваріус робить:

- опис документів довгого зберігання для передачі до архіву

- акт про вилучення для знищення документів. В Акті зазначають дані про відібрані для знищення справи відповідно до форми, наведеної у Додатку 15 до Правил №1000/5.

Далі створена керівником підприємства комісія проводить експертизу цінності документів (п. 14 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів №1004, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1004-2007-%D0%BF#o41).

Рішення експертної комісії оформлюють протоколом (приймається рішення про те, що вилучені документи не мають цінності). Рішення набирає чинності з моменту затвердження протоколу керівником підприємства.

За результатами експертизи цієї комісії в акті про вилучення на знищення документів робиться позначка про проведення експертизи.

Далі акт про вилучення на знищення документів має бути узгоджений (підписаний) разом з описами справ з кадрових питань (особового складу) на розгляд експертної комісії державної архівної установи або експертної комісії архівного відділу міської ради, у зоні комплектування якої перебуває підприємство.

Остаточне затвердження Акта здійснює керівник підприємства після погодження документів із відповідними архівними органами.

Також Порядок № 1000/5, р. V гл. 3 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n613) вказує наступне:

"5. У разі внесення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, первинної фінансової та бухгалтерської документації, пов’язаної з предметом податкової перевірки та державного фінансового контролю, установа додає до нього довідку.
У довідці зазначаються відомості, що станом на дату проведення засідання ЕПК (ЕК) державної архівної установи (архівного відділу міської ради) в установі:
не проводиться податкова перевірка та не здійснюється державний фінансовий контроль;
сплинув мінімальний строк зберігання документів з фінансово-господарської діяльності, що стосуються звітних періодів, включених до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;
документи, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації, відсутні;
документи та інформація, на які поширюються вимоги статей 39 і 39-2 Податкового кодексу України, відсутні (строк зберігання сплинув);
спори (суперечки), кримінальні справи, відкриття судами проваджень у справах, відсутні.
Довідка підписується керівником установи, головним бухгалтером, юристом (за наявності) та скріплюється печаткою установи (за наявності).».
6. Погоджені (схвалені) акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, затверджуються керівником установи, після чого установа має право знищити документи.
7. Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів для знищення.
8. Якщо до акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, включено 100 справ, а також документи «Для службового користування», такі документи знищують шляхом невідновлюваного подрібнення чи спалювання або іншим способом. При цьому в кінці акта додатково робиться запис про знищення відповідних документів із зазначенням прізвищ, ініціалів членів ЕК установи..."

Додатково про підготовку до списання та списання документів - див. https://7eminar.ua/news/8673-znishhennya-pervinnix-ta-insix-dokumentiv-na-pidprijemstvi

Раді допомогти, звертайтесь ще!

🥳 Професійне свято варте особливих пропозицій! Знижки до -70% і подарунки для Вас! 👉https://7eminar.ua/subscribe2