Заява про дострокове виходу з відпустки: документи і звіти

Для дострокового виходу з відпустки до 3 років працівниця пише заяву про дострокове припинення відпустки з зазначенням дати виходу, а роботодавець видає наказ і відображає дату завершення відпустки у Додатку 5 Об’єднаної звітності в місяці фактичного закінчення відпустки. Після виходу працівницю показують у Додатку 1 та 4ДФ за загальними правилами з місяця нарахування зарплати.

Обґрунтування

1. Заява працівниці

Працівниця має право достроково припинити відпустку до 3 років. Для цього вона подає заяву про дострокове припинення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку з вказанням конкретної дати, з якої просить допустити її до роботи. Таку заяву потрібно подати не пізніше ніж за 10 календарних днів до дня дострокового припинення відпустки, оскільки особи, які перебувають у цій відпустці, повинні завчасно повідомити роботодавця про дострокове припинення такої відпустки. Це випливає з вимоги ст. 179 КЗпП щодо обов’язку повідомляти про дострокове припинення відпустки не пізніш як за 10 календарних днів до відповідної дати ст. 179 КЗпП.

2. Наказ роботодавця

На підставі заяви роботодавець оформляє наказ про дострокове припинення відпустки для догляду за дитиною до трьох років та вихід на роботу з визначеної дати. Такий наказ належить до кадрових наказів тривалого зберігання, як і наказ про надання відпустки до 3 років, тобто його зберігають 75 років ст. 16 Переліку. У наказі зазначають дату фактичного завершення відпустки та дату початку роботи.

3. Відображення у табелі та особовій картці

Період відпустки до 3 років у табелі П‑5 позначають кодом «ВП» або «16» за всі календарні дні відпустки наказом №489. Після дати дострокового припинення відпустки табелюють звичайні робочі дні («Р» або «01»). В особовій картці П‑2 у розділі 5 уже внесену відпустку до 3 років доповнюють фактичною датою її закінчення на підставі наказу про дострокове припинення.

4. Відображення у Додатку 5 Об’єднаної звітності

Дату дострокового закінчення відпустки до 3 років потрібно показати в Додатку 5 Об’єднаної звітності за той місяць, на який припадає дата фактичного закінчення відпустки. У рядку щодо цієї працівниці зазначають категорію особи «6» як особи, якій була надана відпустка по догляду за дитиною до 3 років, а в графі з датою події проставляють дату завершення відпустки, при цьому в реквізитах наказу вказують наказ про надання відпустки (як базовий документ для відпустки) або наказ про припинення, якщо він використовується як підстава її завершення.

5. Відображення у Додатку 1 та Додатку 4ДФ

Після виходу на роботу зарплата за відпрацьований час включається до Додатку 1 та Додатку 4ДФ Об’єднаного розрахунку у звітному місяці, в якому нараховано дохід. У Додатку 1 на працівницю формують рядок із сумами зарплати та ЄСВ за фактично відпрацьовані дні. У Додатку 4ДФ її показують із відповідною ознакою доходу для заробітної плати за цей місяць. Період самої відпустки до 3 років у Додатку 1 та 4ДФ без сумових показників не відображають, якщо в цей час не було нараховано доходів, що входять до бази ЄСВ або оподаткування.

Підсумково: потрібні заява працівниці, наказ про дострокове припинення відпустки, коректне табелювання та особова картка, а також відображення дати закінчення відпустки у Додатку 5 у місяці її фактичного завершення та показ працівниці з доходом у Додатку 1 і 4ДФ з місяця виходу на роботу.