Підписання договору: чи потрібно відображати уповноважену особу в ЄДР

В ЄДР (Єдиному державному реєстрі) зазначаються лише ті особи, які мають право вчиняти дії від імені юридичної особи без довіреності (наприклад, директор) або постійні офіційні керівники/представники за Статутом.

Відомості про представника, який діє на підставі довіреності, не повинні відображатися в ЄДР (там зазначаються лише особи, які мають право діяти без довіреності). Відображення в ЕДО лише ПІБ та ТОВ без зазначення посади є технічно допустимим, однак посада підписанта та реквізити довіреності обов'язково мають бути прописані у самому тексті договору.

Відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань», пп. 13 ч. 2 ст. 9, в Єдиному державному реєстрі (ЄДР) містяться відомості про керівника юридичної особи та про інших осіб, які можуть вчиняти дії від імені юридичної особи без довіреності.

Якщо повноваження особи підтверджуються довіреністю, її право діяти від імені підприємства регулюється нормами Цивільного кодексу України, ст. 244. Відсутність такої особи в ЄДР є абсолютно законною та стандартною практикою.

Кваліфікований електронний підпис (КЕП) видається конкретній фізичній особі із прив'язкою до організації (ТОВ) (Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», ст. 1). При накладанні підпису в системі ЕДО технічно зчитуються ПІБ підписанта та назва ТОВ.

Сама по собі відсутність посади у візуальному штампі КЕП в ЕДО не робить договір недійсним. Проте, щоб уникнути ризиків, у преамбулі та розділі реквізитів договору обов’язково має бути зазначено:

посаду особи (наприклад, «уповноважений представник за довіреністю» або посаду згідно зі штатним розписом, якщо це передбачено довіреністю);
реквізити довіреності, на підставі якої вона діє.

Оскільки довіреність видана директором департаменту будівництва та експлуатації, а не генеральним директором (керівником за ЄДР), з'ясуйте, на якій підставі діє сам директор департаменту.

Якщо він діє на підставі власної довіреності від ТОВ і передає повноваження іншій особі, це є передорученням. Відповідно до Цивільного кодексу України, ч. 2 ст. 245, довіреність, видана у порядку передоручення, підлягає обов'язковому нотаріальному посвідченню. Без нотаріального посвідчення така довіреність є нікчемною.
Якщо статут компанії або рішення загальних зборів надають директору департаменту право самостійно уповноважувати інших осіб від імені ТОВ (без використання механізму передоручення), тоді довіреність може бути у простій письмовій або електронній формі.

Раді допомогти, звертайтесь ще!