Закриття відрядження: облік добових та курсових різниць працівника

Ні, у бухгалтерському обліку добові не потрібно перераховувати за кожен день відрядження за щоденним курсом НБУ; витрати визнаються за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту — 22.06.2026. Курсові різниці не виникають, оскільки аванс і повернення коштів здійснюються у гривні.

Оскільки аванс на відрядження, у тому числі добові, перераховано працівнику на особисту картку у гривні, правила щодо валютного авансу як немонетарної статті не застосовуються. За п. 5 НП(С)БО 21 «Вплив зміни валютних курсів» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0515-00 витрати в іноземній валюті відображаються шляхом перерахунку за офіційним курсом НБУ на дату здійснення операції, тобто на дату затвердження авансового звіту — 22.06.2026.

Для цілей ПДФО та військового збору пп. 170.9.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text встановлює неоподатковувану межу добових для закордонного відрядження — не більше 80 євро за кожен календарний день за офіційним курсом НБУ, установленим на такий день. Оскільки підприємство встановило добові у розмірі 75 євро, тобто менше ніж 80 євро, об’єкт оподаткування ПДФО і військовим збором не виникає незалежно від коливання курсу. Додатково перераховувати добові за кожен день для податкових цілей у цій ситуації не потрібно.

За п. 7, 8 НП(С)БО 21 курсові різниці визначаються лише за монетарними статтями в іноземній валюті. У цій ситуації працівнику видано аванс у гривні, а невикористані кошти також повертаються у гривні, тому заборгованість за субрахунком 372 є гривневою. Отже, бухгалтерські курсові різниці не виникають.

Різниця між сумою гривневого авансу, виданого на добові, і сумою добових, визнаною у витратах на дату затвердження авансового звіту, не є курсовою різницею. Вона лише впливає на остаточний розрахунок із працівником: або виникає заборгованість підприємства перед працівником, або заборгованість працівника перед підприємством, яка закривається виплатою чи поверненням гривень.

Для розрахунку приймаємо, що курс НБУ на дату затвердження авансового звіту 22.06.2026 становить 52,0000 грн/євро.

Сума добових: 75 євро × 5 днів = 375 євро.

Сума витрат на добові на 22.06.2026: 375 євро × 52,0000 грн/євро = 19 500,00 грн.

Різниця між виданим авансом на добові та визнаними витратами: 19 500,00 грн − 19 447,20 грн = 52,80 грн. Це перевитрата на користь працівника через зміну курсу, але не курсова різниця.

За авансом на відрядження: 20 000,00 грн − 15 000,00 грн = 5 000,00 грн — сума, яку працівник мав би повернути підприємству.

З урахуванням перевитрати за добовими сума до повернення становить: 5 000,00 грн − 52,80 грн = 4 947,20 грн.

Проведення:

Перераховано працівнику на особисту картку аванс на добові у гривні 15.06.2026 — Дт 372 – Кт 311 — 19 447,20 грн

Перераховано працівнику аванс на відрядження у гривні 15.06.2026 — Дт 372 – Кт 311 — 20 000,00 грн

Затверджено фактичні витрати на відрядження за підтвердними документами, крім добових, 22.06.2026 — Дт 92 (або 91, 93) – Кт 372 — 15 000,00 грн

Визнано витрати на добові за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту 22.06.2026 — Дт 92 (або 91, 93) – Кт 372 — 19 500,00 грн

Працівник повернув на розрахунковий рахунок підприємства залишок невикористаних коштів — Дт 311 – Кт 372 — 4 947,20 грн

Після цього сальдо за субрахунком 372 за цим відрядженням дорівнює нулю, а розрахунки з працівником повністю закриті.

Раді допомогти, звертайтесь ще!