Документальне відображення переходу з декрету в декретній відпустці

Так, відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку потрібно перервати 12.05.2026, а відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами оформити з 13.05.2026. Одночасне перебування працівниці у двох соціальних відпустках не допускається.

Працівниця подає заяву про дострокове припинення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, останнім днем якої буде 12.05.2026, та заяву про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами з 13.05.2026 на підставі листка непрацездатності. Роботодавець оформлює відповідні накази. Право на такі відпустки визначене ст. 179 КЗпП України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08 та ст. 17, 18 Закону України «Про відпустки» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80.

У Єдиній звітності з ПДФО, військового збору та ЄСВ такі зміни відображаються у звітному періоді, в якому вони відбулися, тобто у ІІ кварталі 2026 року.

У додатку Д5 за травень 2026 року потрібно відобразити дві події окремими рядками.

Перший рядок — закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років:
графа 07 — категорія особи «6»;
графа 10 — дата закінчення відпустки 12.05.2026;
графа 16 — реквізити наказу про переривання відпустки.

Другий рядок — початок відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами:
графа 07 — категорія особи «5»;
графа 10 — дата початку відпустки 13.05.2026;
графа 16 — реквізити наказу про надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (або реквізити е-лікарняного, якщо наказ не оформлюється).

У додатку Д1 за місяць, у якому нараховано допомогу по вагітності та пологах, вся сума допомоги відображається з розподілом за місяцями, за які вона нарахована. Для кожного місяця періоду відпустки зазначають окремий рядок із відповідним місяцем нарахування.

Застосовуються такі показники:
код категорії застрахованої особи у графі 08 — «42», а для особи з інвалідністю — «43»;
у графі 10 зазначають відповідний місяць та рік, за який нараховано допомогу (наприклад, 05.2026, 06.2026 тощо);
у графі 16 відображають суму допомоги, що припадає на відповідний місяць;
у графі 20 зазначають суму ЄСВ, нарахованого за ставкою 22% або 8,41% для працівників з інвалідністю.

Якщо за повний місяць перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами база нарахування ЄСВ за основним місцем роботи менша за розмір мінімальної заробітної плати, роботодавець здійснює доплату ЄСВ до мінімального страхового внеску. При мінімальній заробітній платі 8 647 грн сума мінімального страхового внеску становить 1 902,34 грн.

Допомога по вагітності та пологах не включається до оподатковуваного доходу фізичної особи, тому ПДФО та військовий збір із неї не утримуються. У додатку 4ДФ її відображають із ознакою доходу «128»: у графі 3а зазначають суму нарахованої допомоги, у графі 3 — суму фактично виплаченої допомоги, а графи щодо ПДФО та військового збору не заповнюються.

Раді допомогти, звертайтесь ще!