Відсутність головного бухгалтера: дії з електронною підписю та звітністю

Використовувати КЕП відсутнього головного бухгалтера іншими особами заборонено. Поки головний бухгалтер залишається працівником підприємства, а зміни відповідальної особи за ведення бухгалтерського обліку офіційно не оформлені, електронну звітність може підписувати лише директор власним КЕП.

Передача КЕП головного бухгалтера директору або іншій особі не допускається, оскільки підписувач зобов’язаний забезпечувати конфіденційність особистого ключа та не допускати його використання іншими особами відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» https://zakon.rada.gov.ua/go/2155-19, ст. 12.

Якщо головний бухгалтер фактично не виходить на роботу, але трудові відносини з ним не припинені та наказ про покладення його обов’язків на іншу особу не видавався, податкова звітність в електронній формі підписується КЕП керівника підприємства та кваліфікованою електронною печаткою підприємства (за наявності). Такий порядок випливає з Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0959-17#Text.

Подання заяви за формою № 1-ОПП необхідне лише у разі офіційної зміни особи, відповідальної за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку. Такий обов’язок передбачено п. 66.4 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text та п. 9.3 Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1562-11.

Якщо підприємство лише з’ясовує причини відсутності головного бухгалтера, не звільняє його та не оформлює покладення обов’язків на іншу особу, облікові дані в ДПС не змінюються, тому форму № 1-ОПП подавати не потрібно.

Якщо керівник приймає рішення офіційно покласти ведення бухгалтерського обліку на себе або на іншу особу, чи головного бухгалтера звільняють за прогул відповідно до Кодексу законів про працю України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08, ст. 40, необхідно оформити відповідний наказ. У такому випадку протягом 10 календарних днів із дати виникнення змін подається заява за формою № 1-ОПП із позначкою про зміну особи, відповідальної за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку. У розділі 10 форми № 1-ОПП зазначаються дані нової відповідальної особи, а у полі «Дата призначення» — дата початку виконання відповідних обов’язків згідно з наказом.

Покладення обов’язків з ведення бухгалтерського обліку на керівника можливе у випадках, визначених ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text.

У разі припинення повноважень головного бухгалтера підприємству необхідно звернутися до надавача електронних довірчих послуг для скасування або блокування його КЕП, щоб унеможливити подальше несанкціоноване використання ключа.

Якщо платник ПДВ подає реєстраційну заяву за формою № 1-ПДВ, у якій відображено зміну особи, відповідальної за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку, окремо подавати форму № 1-ОПП не потрібно відповідно до п. 9.3 Порядку № 1588.

Раді допомогти, звертайтесь ще!