Списання матеріалів на допомогу працівниці після обстрілів

Для правильного оформлення списання матеріалів на допомогу працівниці, житло якої постраждало внаслідок обстрілів, підприємству необхідно оформити таку передачу як благодійну допомогу в натуральній формі. За наявності підтвердних документів така допомога може не оподатковуватися ПДФО і військовим збором у межах установленого ПКУ ліміту.

Документальне оформлення
Підставою для передачі матеріалів мають бути первинні документи, що відповідають вимогам ст. 9 Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Доцільно оформити:

заяву працівниці з проханням надати допомогу у вигляді будівельних матеріалів для відновлення пошкодженого житла;
документи, що підтверджують факт пошкодження житла внаслідок збройної агресії (акт комісійного обстеження, документи органу місцевого самоврядування, ДСНС, відомості з Реєстру пошкодженого та знищеного майна тощо);
наказ керівника підприємства про надання благодійної допомоги із зазначенням підстави, переліку матеріалів та їх вартості;
накладну або акт приймання-передачі матеріалів працівниці.
ПДФО та військовий збір
Допомога на відновлення втраченого чи пошкодженого майна, надана особам, які постраждали внаслідок збройної агресії РФ, не включається до оподатковуваного доходу фізичної особи за умови дотримання вимог пп. «б» пп. 170.7.8 п. 170.7 ст. 170 Податкового кодексу України та Переліку потреб, затвердженого постановою КМУ від 26.11.2014 № 653.

Не оподатковується допомога в межах 500 розмірів мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня звітного року (пп. «б» пп. 170.7.8 ПКУ).

У 2026 році мінімальна заробітна плата становить 8 647 грн, тому гранична неоподатковувана сума допомоги становить:

500 × 8 647 грн = 4 323 500 грн.

Сума перевищення над цим лімітом оподатковується ПДФО за ставкою 18% (п. 167.1 ПКУ) та військовим збором за ставкою 5% (Закон України від 25.07.2024 № 4015-IX). Для ПДФО при наданні допомоги у негрошовій формі застосовується натуральний коефіцієнт відповідно до п. 164.5 ПКУ.

ЄСВ
ЄСВ на вартість переданих матеріалів не нараховується, оскільки така допомога має разовий характер і не належить до фонду оплати праці (п. 3.31 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5, та п. 14 розділу I Переліку, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170).

Відображення у 4ДФ
Вартість переданих матеріалів відображається у додатку 4ДФ до Податкового розрахунку за ознакою доходу «205» як благодійна допомога особам, що постраждали внаслідок збройної агресії.

Бухгалтерський облік
Передача матеріалів працівниці відображається як інші операційні витрати:

Дт 949 «Інші витрати операційної діяльності» — Кт 201 «Сировина й матеріали» (або відповідного субрахунку обліку матеріалів) — списано вартість переданих матеріалів.
Якщо вартість допомоги перевищить неоподатковуваний ліміт, додатково відображаються зобов’язання з ПДФО та військового збору за загальними правилами.

Відповідно до Податкового кодексу України, пп. 14.1.191, безоплатна передача товарів (у тому числі матеріалів) іншим особам прирівнюється до їх постачання. Оскільки місце передачі розташоване на митній території України, така операція є об'єктом оподаткування ПДВ на загальних підставах згідно з Податковим кодексом України, п. 185.1.

Згідно з Податковим кодексом України, п. 188.1, база оподаткування для операцій з постачання визначається виходячи з їхньої договірної вартості. Водночас установлено мінімальну межу:

для куплених матеріалів — база не може бути нижчою за ціну їх придбання;
для матеріалів власного виробництва — не нижчою за звичайну ціну.

Оскільки ціна «продажу» (договірна вартість) дорівнює нулю, мінімальна база оподаткування перевищує фактичну ціну постачання. У такому разі, відповідно до Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Мінфіну від 31.12.2015 № 1307, п. 15, платник податку складає дві податкові накладні:

Першу ПН — на фактичну (нульову) вартість постачання. Вона виписується на отримувача — неплатника ПДВ (тип причини «02»);
Другу ПН — на суму перевищення ціни придбання (або звичайної ціни) над фактичною ціною постачання. У такій накладній зазначається тип причини «15» (складена на суму перевищення бази оподаткування над фактичною ціною постачання). Ця накладна не видається отримувачу, а в рядках покупця підприємство вказує власні дані. Обидві ПН підлягають обов'язковій реєстрації в ЄРПН. Додатково нараховувати компенсуючі податкові зобов'язання за Податковим кодексом України, п. 198.5 не потрібно, оскільки на цю операцію вже нараховано ПДВ виходячи з мінімальної бази згідно з п. 188.1.

Дт 949 «Інші витрати операційної діяльності» — Кт 6432, Дт6432 — Кт6412

Отже, підприємство може безоплатно передати працівниці будівельні матеріали для відновлення пошкодженого будинку. Головне — належно оформити рішення про надання допомоги та мати документи, що підтверджують факт пошкодження житла, адже саме вони дають право застосувати звільнення від ПДФО та військового збору за пп. 170.7.8 ПКУ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!