Перезарахування заборгованості і переплати: ПДВ без коригування

Згідно зі ст. 601 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3014 зобов'язання припиняється зарахуванням зустрічних однорідних вимог, строк виконання яких настав.

Зарахування може бути здійснено за заявою однієї із сторін. Тобто ви можете зробити це самостійно, але ви зобов'язані повідомити про це контрагента, надіславши заяву про зарахування на його юридичну адресу.

Якщо провести «схлопування» сальдо в обліку без документального оформлення (наказу керівника, акта звірки або заяви про залік), під час перевірки такий залік можуть визнати недійсним. У такому разі обидві заборгованості залишаться активними, а після закінчення строку позовної давності виникне обов'язок визнати дохід від списання кредиторської заборгованості без можливості зменшити його на суму дебіторської.

Зареєструвати розрахунок коригування (РК) до податкової накладної 2021 року неможливо. Система ЄРПН технічно блокує реєстрацію РК, якщо з дати складання ПН минуло більше 1095 днів (п. 192.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4621).

Зменшення ПЗ без зареєстрованого РК не допускається, навіть за умови проведення заліку. Сума ПДВ, яка обліковується на субрахунку 6431, підлягає списанню на витрати (Дт 949 — Кт 6431).

Важливо врахувати особливості обчислення строків у період дії особливих правових режимів. З 12.03.2020 по 03.09.2025 перебіг строків позовної давності був призупинений (спочатку через карантин, потім через воєнний стан). Це означає, що заборгованість 2021 року наразі не є безнадійною. Строк у 3 роки почне відраховуватися або продовжиться лише після офіційного поновлення строків.

Для коректного відображення операції рекомендується дотримуватися такої послідовності:

Перевірка статусу контрагента: Переконайтеся через ЄДР, що підприємство не ліквідоване. Якщо контрагент припинив діяльність, залік неможливий — заборгованість списується як безнадійна (дебіторська — у витрати, кредиторська — у дохід).
Оформлення заяви: Підготуйте Заяву про зарахування зустрічних однорідних вимог та надішліть її цінним листом з описом вкладення на останню відому юридичну адресу контрагента. Квитанція та опис будуть належним доказом проведення одностороннього заліку.

На підставі заяви та поштових документів складіть бухгалтерську довідку. Виконайте проводку: Дт 681 (або 631) — Кт 361 (або 371) на суму 1000 грн.
Оскільки коригування через ЄРПН неможливе, суму нарахованого ПДВ спишіть на інші операційні витрати: Дт 949 — Кт 6431.

Раді допомогти, звертайтесь ще!