Оформлення переходу працівників на офісну роботу: питання ПДФО

Спершу оформіть зміну істотних умов праці (з дистанційної роботи на офісну) з дотриманням процедури, а ПДФО за червень сплачуйте окремо за І половину місяця за місцем реєстрації юр.особи, за ІІ половину місяця- в Сумську громаду, ВЗ за весь місяць -за місцем реєстрації юр.особи.

Зміна режиму роботи з дистанційного на офісний є зміною істотних умов праці (ч. 3 ст. 32 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n984). Під час воєнного стану не діє двомісячний строк попередження. Повідомити працівника про зміну істотних умов праці та умов оплати праці потрібно не пізніше як до запровадження таких умов (ст. 3 Закону № 2136 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#n12).

Працівникам надайте повідомлення про зміну істотних умов праці, отримайте згоду, видайте наказ про зміну умов ТД з 16.06.2026.

Щодо ПДФО. Відповідно до п. 168.4.4 ПКУ юридична особа сплачує суми утриманого ПДФО податку на відповідні рахунки за своїм місцезнаходженням. Це правило також поширюється на відокремлені підрозділи, які не уповноважені сплачувати податок самостійно. Таким чином, працівники, що працюють дистанційно, не впливають на зміну місця сплати ПДФО, і податок сплачується підприємством до місцевого бюджету за його місцезнаходженням.

Додатково, роз'яснення Державної податкової служби в індивідуальній податковій консультації від 21.01.2022 №96/ІПК/99-00-04-03-03-0 підтверджує, що сплата ПДФО за працівників, які працюють дистанційно, здійснюється за місцем реєстрації підприємства, незалежно від місця проживання працівників.

Якщо у підприємства є фактичні місця роботи в інших громадах (магазин, склад, офіс) без статусу окремого підрозділу, але із найманими працівниками, ПДФО сплачується до бюджету громади за місцем розташування такого об’єкта. У такій ситуації підприємство стає на облік за неосновним місцем (через форму 20-ОПП) і подає окремий блок у Податковому розрахунку з заповненням відповідного коду територіальної громади (ЗІР 103.07 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=43538).

Таким чином, за 09.06-15.06 з зарплати дистанційних працівників підрозділу м. Суми сплачується за місцезнаходженням юридичної особи, за 16.06-30.06- за місцемзнаходження підрозділу.
Військовий збір сплачується за основним місцем обліку за весь місяць (ЗІР категорія 126.05 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=42758)

Раді допомогти, звертайтесь ще!