Документи для звіту по закордонному відрядженню: що використовувати

До авансового звіту відряджений має надати підтвердні документи (квитки, рахунки, розрахункові документи)

Відряджений отримав аванс. Відповідно по поверненні із відрядження він має обов’язок прозвітувати за використання підзвітних сум із наданням підтвердних документів.

Перелік підтвердних документів по відрядженню наведений в пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 :

- транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);

- документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;

- документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

- документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

- інші документи, що засвідчують вартість витрат.

З огляду на це відряджений має надати оригінали рахунку на проживання, квитки, розрахункові документи (чеки), страховий поліс. Якщо розрахунки проводяться платіжною карткою обов’язково надається виписка з карткового рахунку.

Ні платіжна інструкція, ні скріношоти з додатків про оплату не є підтвердними документами. Має бути виписка з карткового рахунку.

Якщо оплата витрат проведена іншою особою (про що зазначено у запитанні), то по факту відряджений не використав або не повністю використав отриманий аванс.

Можливо добові використані (якщо було зняття коштів за випискою, решта витрат понесла інша особа.

В такому разі в який би термін не звітував відряджений (пп. 170.9.3 ПКУ) у нього виникатиме оподатковуваний дохід на всі витрати, оплачені сторонньою особою. Навіть при наявності страхового полісу, рахунку на проживання та електронних квитків. Адже відряджений мав провести оплати за рахунок підзвітних сум.

База нарахування ПДФО за ставкою 18% визначається із застосуванням коефіцієнта 1,219512 (п.164.5 ПКУ). ВЗ за ставкою 5% розраховується без коефіцієнта (ЗІР. 126.05 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=42249 ). В графах 3а/3 додатку 4 ДФ зазначається сума із коефіцієнтом (ЗІР, 103.25 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=41461 )

Ознака доходу «118».

Враховуючи те, що у відрядженого виникатиме оподатковуваний дохід (пп. 170.9.4 ПКУ), він має подавати Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт за формою, затвердженої наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1248-15#Text

Раді допомогти, звертайтесь ще!