Оплата витрат на проживання за кордоном: нюанси і ризики

Підприємство може оплатити інвойс нерезиденту та визнати витрати на проживання у відрядженні, якщо проживання фактично не було оплачено працівником раніше. Така операція не є об’єктом оподаткування ПДВ і, як правило, не призводить до виникнення податку на доходи нерезидентів (податку на репатріацію). Водночас насамперед необхідно з’ясувати, хто саме фактично здійснив оплату готелю, оскільки від цього залежить порядок обліку операції. (З питання не зовсім зрозуміло - виходить, працівник виїхав з готелю , не сплативши за проживання? і тільки тепер підприємство отримало вимогу по оплату від готелю? Так можливо бути, але ми розглянемо і інші варіанти).

Ситуація, коли працівник виїхав із готелю у травні, а інвойс на оплату підприємство отримало лише у червні, є можливою. Наприклад, при корпоративному бронюванні готелю на умовах післяплати готель надає послугу працівнику, а рахунок виставляє підприємству після завершення проживання. У такому випадку підприємство має право оплатити інвойс нерезиденту напряму, а інвойс разом із документом про оплату підтверджуватиме господарські витрати.

Інший можливий варіант — оплата була здійснена корпоративною платіжною карткою підприємства під час бронювання або після виселення, а інвойс надійшов пізніше. У такому випадку повторно оплачувати рахунок нерезиденту не можна, а витрати підтверджуються інвойсом та банківськими документами про списання коштів.

Також можлива ситуація, коли працівник самостійно оплатив проживання власними коштами, але не надав документів під час звітування, а інвойс був отриманий від готелю пізніше. У такому випадку необхідно встановити факт такої оплати. Якщо працівник вже оплатив проживання, повторна оплата готелю підприємством буде неправильною. Підприємство має відшкодувати працівнику понесені ним витрати за наявності підтвердних документів.

Відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text не є доходом фізичної особи — працівника сума витрат на відрядження, зокрема на найм житлового приміщення, за умови наявності документів, що підтверджують вартість таких витрат. Тому для підтвердження витрат бажано, щоб у підприємства були наказ про направлення у відрядження, інвойс нерезидента із зазначенням прізвища працівника, періоду проживання та вартості послуг, а також документ, який підтверджує фактичну оплату.

Якщо інвойс охоплює дні, не пов’язані з відрядженням, або містить витрати, які не пов’язані з господарською діяльністю підприємства, відповідна частина вартості може розглядатися як додаткове благо працівника відповідно до пп. 164.2.17 Податкового кодексу України. У такому випадку підприємство повинно нарахувати ПДФО за ставкою 18% із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512 та військовий збір за ставкою 5%.

ПДВ у цій операції не виникає. Згідно з пп. «б» пп. 186.2.2 Податкового кодексу України місцем постачання послуг, пов’язаних із нерухомим майном, у тому числі послуг із розміщення у готелях, є місцезнаходження такого нерухомого майна. Оскільки готель знаходиться за межами митної території України, така операція не є об’єктом оподаткування ПДВ в Україні, тому нараховувати податкові зобов’язання з ПДВ та складати податкову накладну не потрібно.

Податок на доходи нерезидентів при оплаті такого інвойсу не утримується. Відповідно до пп. «к» пп. 141.4.1 Податкового кодексу України виплати нерезиденту у вигляді виручки або інших видів компенсації вартості наданих послуг, крім окремо визначених випадків, не належать до доходів нерезидента, які оподатковуються в Україні. Крім того, послуги проживання надаються за межами України, тому вони не мають джерела походження з України у розумінні положень ст. 141 Податкового кодексу України.

Отже, ключовим питанням у цій ситуації є не дата отримання інвойсу, а підтвердження того, що готель ще не отримав оплату від працівника або іншим способом. Після з’ясування цього факту підприємство може правильно визначити порядок розрахунків та відображення витрат в обліку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!