Документи для податкової перевірки 203 рахунку: що потрібно знати

Для перевірки рахунку 203 «Паливо» необхідно надати документи, які підтверджують придбання, оприбуткування, рух і використання пального у господарській діяльності.

Відповідно до Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, п. 44.1, податковий облік ведеться на підставі первинних документів. Під час перевірки платник податків зобов’язаний надати контролюючому органу всі документи, що належать до предмета перевірки (Податковий кодекс України, п. 85.2).

Для підтвердження придбання та оприбуткування пального за рахунком 203 зазвичай надають договори з постачальниками, видаткові накладні, акти приймання-передачі пального або паливних талонів і карток, рахунки на оплату, фіскальні чеки АЗС, податкові накладні, зареєстровані в ЄРПН, а також банківські документи, що підтверджують оплату.

Для підтвердження руху та використання пального подаються подорожні листи або інші внутрішні документи, які містять обов’язкові реквізити первинного документа відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text. Також можуть використовуватися журнали обліку роботи транспортних засобів, спецтехніки чи генераторів, звіти про пробіг, відомості про відпрацьовані мотогодини та інші документи, що підтверджують фактичне використання пального.

Для обґрунтування обсягів списання доцільно надати накази про затвердження норм витрат пального, розрахунки витрат, а також акти списання пального, складені на підставі первинних документів та фактичних показників використання.

Якщо пальне придбавалося через підзвітних осіб або із застосуванням корпоративних платіжних карток, перевіряючим надаються авансові звіти, реєстри підтвердних документів, чеки та банківські виписки, що підтверджують понесені витрати.

У разі використання талонів або паливних карток також можуть знадобитися документи щодо їх внутрішнього обліку, відомості видачі працівникам, а також звіти постачальника про фактичний відпуск пального за талонами чи смарт-картками.

Облік пального як запасів ведеться відповідно до НП(С)БО 9 «Запаси» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0751-99#Text, Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99 та Методичних рекомендацій №2 з бухгалтерського обліку запасів https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0002201-07#Text.

Якщо контролюючий орган вимагає копії документів, вони надаються відповідно до вимог Податкового кодексу України, п. 85.4, із належним засвідченням платником податків або його посадовою особою. Запит на отримання копій документів має бути вручений не пізніше ніж за п’ять робочих днів до дати завершення перевірки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!