Чи достатня видаткова накладна для підтвердження господарської операції

Так, роздрукованої видаткової накладної з M.E.Doc буде абсолютно достатньо для пред'явлення податківцям під час перевірки, але за умови, що сам електронний документ у програмі містить діючі електронні підписи (КЕП/ЕЦП) обох сторін та всі обов'язкові реквізити первинного документа.

Згідно зі ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», оригіналом електронного документа вважається електронний примірник із обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом. Роздрукована на папері видаткова накладна є візуальним відображенням (копією), а не оригіналом. Податкові органи під час перевірки мають право вимагати саме електронні оригінали документів.

Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», первинні документи можуть бути складені в електронній формі за умови дотримання законодавства про електронний документообіг. Обов'язковим реквізитом є особистий підпис (у даному випадку — КЕП або УЕП), який дає змогу ідентифікувати особу, що брала участь в операції.

Хоча відсутність єдиного документа під назвою «Договір» не анулює операцію (видаткова накладна сама по собі фіксує факт правочину), це підвищує ризики. Бажано, щоб у рахунку-фактурі або в самій накладній було посилання на умови поставки.
Положення про ЕДО: Відсутність внутрішнього наказу про впровадження електронного документообігу на підприємстві є процедурним недоліком. Податківці можуть стверджувати, що використання М.Е.Doc не було офіційно санкціоновано керівництвом для ведення обліку.

Обов'язково зберігайте електронні файли накладних разом із протоколами підписів (квитанціями) протягом 1095 днів (3 роки). Не видаляйте їх із програми М.Е.Doc та робіть резервні копії.
Правильне роздрукування: Якщо ви надаєте паперову копію, вона повинна містити службову інформацію про підписи (ПІБ підписантів, дату та час накладання КЕП, серійні номери сертифікатів). Таку копію слід завірити написом «Згідно з оригіналом», підписом керівника та печаткою (за наявності).
Додаткові докази: Оскільки договору немає, критично важливо мати інші документи, що підтверджують реальність операції:банківські виписки про оплату;
товарно-транспортні накладні (ТТН) або експрес-накладні перевізника (наприклад, «Нової пошти»), якщо товар доставлявся;
складські документи про оприбуткування товару.
Легалізація ЕДО: Видайте наказ по підприємству (навіть поточною датою), яким дозвольте використання систем електронного документообігу (зокрема М.Е.Doc) для обміну первинними документами з контрагентами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!