Обмеження на видачу готівки для закупівлі ТМЦ працівникам

Гранична сума готівкових розрахунків між суб’єктами господарювання становить 10 000 грн на день з одним контрагентом. Для оприбуткування ТМЦ потрібні первинні документи, що підтверджують оплату та отримання товару. Податковий кредит без податкової накладної можливий лише за касовими чеками на суму до 240 грн на день з ПДВ.

Відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні 148 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17#Text, п. 6, гранична сума розрахунків готівкою між суб’єктами господарювання становить 10 000 грн протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами.

Це обмеження застосовується і тоді, коли працівник купує ТМЦ для підприємства як підзвітна особа — незалежно від того, чи були кошти видані під звіт, чи працівник спочатку витратив власні кошти.

Обмеження у 10 000 грн діє щодо одного продавця протягом дня. Кількість контрагентів протягом дня не обмежується.

На саму видачу готівки працівнику під звіт ці ліміти не поширюються.

Якщо оплата здійснюється корпоративною платіжною карткою через POS-термінал без отримання готівки, така операція вважається безготівковою, тому обмеження готівкових розрахунків не застосовуються.

Для оприбуткування ТМЦ працівник повинен надати документи, які підтверджують:
— факт оплати;
— факт отримання товару.

Документами, що підтверджують оплату, можуть бути:
— фіскальний чек РРО/ПРРО;
— товарний чек;
— квитанція;
— інший розрахунковий документ.

Документами на отримання товару можуть бути:
— видаткова накладна;
— товарний чек із номенклатурою товару;
— інший первинний документ.

Первинні документи повинні відповідати вимогам Закону про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text та Положення 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17.

Працівник подає авансовий звіт або підтвердні документи відповідно до правил, установлених на підприємстві та Податковим кодексом України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, пп. 170.9 ПКУ.

Якщо підприємство компенсує працівнику витрати без належного підтвердження факту оплати, податкові органи можуть розцінити таку компенсацію як додаткове благо працівника з оподаткуванням ПДФО 18% та військовим збором 5%.

Податковий кредит без податкової накладної можливий лише у випадках, передбачених п. 201.11 ПКУ.

Підставою для податкового кредиту може бути фіскальний чек, якщо:
— у ньому зазначено податковий номер продавця;
— окремо виділено суму ПДВ;
— загальна сума придбань за таким чеком не перевищує 200 грн без ПДВ за день, тобто 240 грн з ПДВ.

Якщо сума придбання перевищує 240 грн з ПДВ, фіскальний чек не дає права на податковий кредит. У такому випадку продавець-платник ПДВ повинен скласти та зареєструвати податкову накладну на ваше підприємство.

Для цього підзвітна особа при покупці повинна надати продавцю реквізити ТОВ для складання ПН.

Якщо податкова накладна не зареєстрована, право на податковий кредит не виникає. У такому випадку сума ПДВ включається до первісної вартості запасів відповідно до НП(С)БО 9 “Запаси” https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0751-99#Text, п. 9.

В бухгалтерському обліку операції можуть відображатися так:

Видано кошти під звіт — Дт 372 – Кт 301

Оприбутковано ТМЦ — Дт 20, 22, 28 – Кт 372

Відображено податковий кредит з ПДВ — Дт 641 – Кт 372

Списано невідшкодований ПДВ до вартості ТМЦ — Дт 20, 22, 28 – Кт 372

Повернено залишок коштів у касу — Дт 301 – Кт 372

Раді допомогти, звертайтесь ще!