Оформлення відрядження директора: витрати на автомобіль та документи

Ні, наказу не достатньо

Витрати на пальне, ремонт, стоянку, тощо, що використовується для обслуговуввання автомобіля працівника, не є об'єктом оподаткування ПДФО та ВЗ, якщо автомобіль передано в безоплатне користування підприємству за договором позички або за нотаріально завіреним договором оренди.

За договором позички або оренди вважається, що автомобіль переданий підприємству, витрати на паливо та інші потреби вважаються витратами на господарські потреби підприємства, а не доходом працівника.

Кошти на ПММ, ремонт, парковку є додатковим благом такого працівника, якщо авто не передане для використання у господарській діяльності підприємства.

Згідно з роз’ясненням ДПС (ЗІР, категорія 103.02 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28397) якщо підприємство відшкодовує витрати, понесені працівниками підприємства на придбання пально-мастильних матеріалів для транспортних засобів, використовуючи їх у господарській діяльності, сума вищезазначеного відшкодування підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб, як додаткове благо на підставі п.п. «г» п.п. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 ПКУ.

Тож, щоб не було оподаткування, слід оформити договір позички. В наказі на відрядження слід детально розписати маршрут:К иїв — Варшава: на автомобілі (вказати марку, держномер авто, що діє на підставі договору позички).
Варшава — Португалія і назад: переліт літаком.

Також бажано прописати дозвіл на придбання пального, оплату доріг, паркінгів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!