Оформлення повернення коштів за невикористані талони в бюджетній установі

В бюджетних установах талони на паливо зазвичай обліковуються як запаси, тому для повернення потрібно скласти Додаткову угоду до Договору (якщо процедуру і умови повернення не пердбачено в основному Договорі) та скласти Акт повернення (Накладну на повернення).

Для повного документального оформлення варто оформити наступний комплект документів:

- службова записка матеріально відповідальної особи про залишок талонів, протокол інвентаризаційної комісії про наявність і кількість невикористаних талонів;

- додаткова угода про припинення/зміну договору і повернення невикористаних талонів, акт (або накладна) на повернення талонів із зазначенням кількості, номіналу, строку дії та суми повернення, можна також акт звірки взаєморозрахунків.

Щодо бухгалтерського обліку, то найтиповіший для бюджетних установ підхід такий: талони до моменту використання обліковують як актив, а при їх поверненні постачальнику роблять зворотне списання цього активу і закривають розрахунки з постачальником (повернення невикористаних талонів - Дт 6211 Кт 1514/1, після чого надходження грошей від постачальника -Дт 2313 Кт 6211).

Зверніть увагу, якщо кошти повернулися в тому самому бюджетному році, вони відображаються як зменшення касових видатків за тим самим КЕКВ. Якщо ж гроші повертаються у 2026 році за видатки, здійснені у 2025 році, то для загального фонду попередніх бюджетних періодів ці кошти треба перерахувати до доходів загального фонду відповідного бюджету.

Раді допомогти, звертайтесь ще!