Втрачена трудова книжка: як зафіксувати стаж у Пенсійному фонді

Втрату трудової книжки можна зафіксувати через оформлення дубліката за новим місцем роботи, а страховий стаж після 01.01.2004 підтверджується даними Пенсійного фонду України.

Оскільки доступу до трудової книжки немає через те, що вона залишилася на окупованій території, працівник має право звернутися до нового роботодавця із заявою про видачу дубліката трудової книжки. Таку можливість передбачає п. 5.6 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників № 58, якщо працівник не має доступу до трудової книжки внаслідок надзвичайної ситуації або воєнних дій, зокрема окупації.

Факт перебування відповідної території у зоні бойових дій або тимчасової окупації підтверджується Наказом Мінреінтеграції від 22.12.2022 № 309, яким затверджено Перелік територій, на яких ведуться бойові дії або які тимчасово окуповані.

Стаж після 01.01.2004 уже має бути відображений у Державному реєстрі застрахованих осіб Пенсійного фонду України. За Законом України № 1058-IV «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» страховий стаж визначається за даними Реєстру застрахованих осіб на підставі сплачених внесків. Для перевірки цих даних працівник може отримати довідку ОК-5 або ОК-7 через портал електронних послуг ПФУ.

Стаж до 01.01.2004, якщо трудова книжка не була відсканована, у системі може бути відсутній. Для його внесення до дубліката можуть використовуватися довідки з попередніх місць роботи, якщо такі роботодавці працюють на підконтрольній території, архівні відомості, копії наказів або трудових договорів, якщо вони збереглися у працівника.

Станом на 18.05.2026 триває перехідний період оцифрування трудових книжок, який за Законом № 1217-IX має завершитися 10 червня 2026 року. Якщо дублікат буде оформлено до цієї дати, новий роботодавець зможе його відсканувати та передати до ПФУ. Якщо оцифрування не буде проведено до 10.06.2026, працівник зможе зробити це самостійно пізніше через особистий кабінет на порталі ПФУ, але для майбутнього призначення пенсії все одно знадобиться дублікат або рішення суду про встановлення факту стажу.

Якщо працівник наразі не планує працевлаштовуватися, він може звернутися до будь-якого сервісного центру Пенсійного фонду України з паспортом та РНОКПП. ПФУ не видає дублікат трудової книжки, оскільки це робить роботодавець, але може зафіксувати наявні у нього дані та надати інформацію щодо подальшого підтвердження стажу до 2004 року через архіви або суд. Обов’язково слід завантажити з порталу ПФУ довідку ОК-5, оскільки вона підтверджує страховий стаж за останні 20 років навіть за відсутності паперової трудової книжки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!