Чи можна вважати копію видаткової накладної первинним документом

Так, такий документ може вважатися первинним документом, якщо він містить усі обов’язкові реквізити та оригінальні підписи сторін. Після проставлення вашого оригінального підпису та за бажанням печатки такий примірник може використовуватися як належно оформлений первинний документ.

Відповідно до ст. 9 Закону про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text первинний документ повинен містити обов’язкові реквізити, зокрема назву документа, дату складання, назву підприємства, зміст та обсяг господарської операції, посади відповідальних осіб та особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Законодавством не встановлено обов’язкової типової форми видаткової накладної. Відповідно до п. 2.6 Положення 88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17 підприємства можуть використовувати самостійно виготовлені бланки первинних документів за умови наявності обов’язкових реквізитів.

Той факт, що документ є копією вашої накладної, сам по собі не позбавляє його статусу первинного документа, якщо на ньому міститься оригінальний підпис представника покупця, його ПІБ та посада, що дозволяє ідентифікувати особу, яка отримала товар. Для належного оформлення документа з боку постачальника доцільно, щоб відповідальна особа підприємства поставила власний оригінальний підпис у графі «Відпустив», «Відвантажив» або аналогічній.

Відповідно до п. 2.4 Положення 88 печатка не належить до обов’язкових реквізитів первинного документа. Проте якщо підприємство використовує печатку у господарській діяльності, її проставлення поруч із підписом допускається та додатково підтверджує автентичність документа.

Абзац дев’ятий ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік передбачає, що неістотні недоліки у первинних документах не є підставою для невизнання господарської операції, якщо такі недоліки не перешкоджають ідентифікації осіб, дати складання документа, змісту та обсягу господарської операції.

Тому якщо на документі чітко зазначені дата, найменування товару, кількість, сума, реквізити сторін та є оригінальні підписи сторін, такий документ може використовуватися як первинний документ у бухгалтерському обліку. Наявність вашого оригінального підпису та печатки фактично оформлює його як належний примірник первинного документа.

Раді допомогти, звертайтесь ще!