Порядок оформлення електронного підпису під час відпустки директора

Так, у разі тимчасового покладення обов’язків директора на головного бухгалтера потрібно подати нове «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису» за формою J1391104. Для головного бухгалтера, який тимчасово виконує обов’язки директора, у графі «Тип підпису» зазначається «Директор».

Відповідно до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну №557, для надання права підпису звітності за керівника необхідно подати Повідомлення із зазначенням особи, яка тимчасово виконуватиме функції директора.

Якщо головний бухгалтер вже включений до Повідомлення як особа з типом підпису «Бухгалтер», у новому Повідомленні його потрібно додатково зазначити ще раз — вже з типом підпису «Директор». Саме це дозволить ДПС приймати звітність, де той самий КЕП використовуватиметься у другій черзі як підпис керівника.

У графі «Посада» доцільно зазначати фактичну посаду працівника — «Головний бухгалтер» або «Головний бухгалтер, т.в.о. директора». Оскільки виконання обов’язків директора відбувається без звільнення від основної роботи відповідно до ст. 105 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08, працівник продовжує обіймати свою основну посаду.

Під час підписання звітності у період відпустки директора підписи накладаються у такій послідовності:

першим — КЕП головного бухгалтера з типом підпису «Бухгалтер»;

другим — КЕП того ж головного бухгалтера з типом підпису «Директор»;

третім — електронна печатка, якщо вона використовується.

Після виходу директора з відпустки потрібно подати нове Повідомлення за формою J1391104 із актуальним переліком підписантів, тобто знову зазначити директора з типом підпису «Директор» та головного бухгалтера з типом підпису «Бухгалтер». Це оновить інформацію у базі ДПС.

Передавати головному бухгалтеру особистий КЕП директора та пароль до нього не можна. Головний бухгалтер повинен використовувати виключно власний КЕП, а право підпису за директора підтверджується поданим Повідомленням.

Раді допомогти, звертайтесь ще!