Використання автомобіля фірми для особистих потреб: нюанси та документи

Директор не може використовувати це авто у власних потребах, якщо тільки з ним не укладено договір позички або оренди.

Оскільки договір оренди за участю фізичної особи підлягає нотаріальному оформленню, рекомендуємо укласти договір позички авто на період відпустки директора. Нотаріальному оформленню такий договір не підлягатиме, а передача авто директору на обумовлений термін буде законною.

Щодо використання пального

Списання проводите актом списання пального на підставі подорожніх листів. На власні поїздки керівника потрібно складати окремі подорожні листи, щоб порахувати по них використане паливо.

В бухобліку: Дт 949 Кт 203.

У випадку якщо директор користується автомобілем, який перебуває на балансі ТОВ, у власних цілях (особисті поїздки, поїздки на відпочинок тощо), таке користування розцінюється як отримання додаткового блага (пп. 164.2.17 ПКУ).

Підприємство, як податковий агент, зобов’язане нарахувати, утримати та сплатити до бюджету ПДФО 18% із застосуванням натурального коефіцієнта та військовий збір 5% (п. 164.5 ПКУ, п. 3.4 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої Наказом Державним комітетом статистики України від 13.01.2004 №5; далі – Інструкція №5).

База оподаткування визначається виходячи зі звичайної (ринкової) вартості оренди аналогічного автомобіля у подібних умовах (пп. 164.2.17 ПКУ, п. 3 Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 №1170). Оскільки йдеться про негрошову форму доходу, до суми додаткового блага застосовується коефіцієнт (п. 164.5 ПКУ).

Крім цього, сума таких виплат включається до фонду оплати праці та є об'єктом для нарахування ЄСВ 22% (п. 2.3.3 Інструкції №5) – у разі наявності трудових відносин.

Тобто, якщо підприємство за свій рахунок заправляє службовий автомобіль, що використовується директором для особистих цілей, воно повинне відображати відповідні нарахування та податки у зарплатних відомостях та подавати їх у звітності з ПДФО, військового збору та ЄСВ. В Додатку 1 такий дохід відображається разом із зарплатою, в додатку 4ДФ - як додаткове благо, ознака 126

ПДВ

Оскільки пальне буде використовуватися в негосподарській діяльності, то необхідно нарахувати компенсуючі податкові зобов'язання згідно з пп. 198.5 ПКУ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!