Як правильно зберігати електронні документи для перевірки ДПС

Електронні документи можна зберігати у «Медок», «Вчасно» чи іншому програмному забезпеченні, і окремі захищені носії саме для зберігання документів законодавством не вимагаються. Для перевірки ДПС документи можуть надаватися як в електронній формі, так і у вигляді паперових копій.

Відповідно до ст. 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15 електронний документ не може бути позбавлений юридичної сили лише через його електронну форму. Оригіналом електронного документа є електронний примірник із усіма обов’язковими реквізитами та КЕП.

Статтею 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15 встановлено, що електронні документи повинні зберігатися у формі, яка дозволяє перевірити їх цілісність та за потреби відтворити документ у первісному форматі.

Строки зберігання визначаються п. 44.3 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Для більшості первинних документів юридичних осіб строк становить 1825 днів. На період воєнного стану перебіг цих строків продовжується відповідно до п. 69.9 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.

Під час перевірки ДПС відповідно до п. 85.2 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text контролюючий орган має право отримувати копії документів, що належать до предмета перевірки. Документи можна надавати:
— у вигляді електронних файлів (XML, PDF, .p7s тощо із КЕП);
— у вигляді паперових копій електронних документів.

Відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text підприємство зобов’язане за вимогою контролюючих органів виготовити паперові копії електронних документів.

Зберігати документи лише у базі «Медок» або «Вчасно» формально допустимо, але бажано додатково робити резервні копії:
— на зовнішньому носії;
— на сервері;
— у хмарному сховищі;
— шляхом експорту файлів документа та файлів підпису.

Це важливо у випадку технічного збою, втрати доступу до програми або завершення ліцензії.

Обмін документами між «Медок» та «Вчасно» можливий без обмежень. Законодавство не прив’язує електронний документ до конкретної програми. Якщо обидві сторони наклали КЕП, документ є чинним незалежно від того, у якій системі його створено або підписано.

Для практичного зберігання бажано мати:
— файл документа (PDF/XML);
— файл підпису (.p7s) або документ із вбудованим КЕП;
— резервну копію поза програмою.

Для перевірки найзручніше або надати електронні файли з КЕП, або роздрукувати візуальну форму документа та засвідчити її підписом керівника чи ФОП.

Раді допомогти, звертайтесь ще!