Наслідки неправильного оформлення актів у договорі оренди

Давайте розглянемо Ваше питання:

Різниця у назвах сторін "Орендодавець/Орендар" у договорі та "Виконавець/Замовник" в Актах не робить документи автоматично недійсними. Але це точно той випадок, де краще навести порядок, бо при перевірці податкова любить чіплятися до таких "дрібниць".

Різниця в тому, що коли вказані сторони як "Орендодавець/Орендар", то це точно мова про оренду. А якщо в Актах вказані сторони як "Виконавець/Замовник", то така назва сторін застосовується в Актах надання послуг.

1. Податок на прибуток

Згідно з п. 44.1 ст. 44 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110 , платникам податків забороняється формування показників податкової звітності на підставі даних, не підтверджених документами.

Податкова під час перевірки може заявити, що цей Акт не є підтвердженням витрат за Договором оренди №__, оскільки за договором Ви - Орендар, а за актом - Замовник. Вони можуть трактувати це як іншу операцію (наприклад, надання послуг, а не оренду майна). Наслідок - донарахування 18 % податку на прибуток через виключення сум зі складу витрат.

2. ПДВ

Відповідно до ст. 198 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4931 , право на податковий кредит виникає за наявності належним чином оформлених документів. Якщо в податковій накладній (ПН) Ви - Орендар (згідно з договором), а в Акті - Замовник, виникає розбіжність у ланцюжку документів.
Хоча ПН є головним документом для кредиту, Акт є підставою для самої операції. Якщо Акт визнають дефектним, податковий кредит за такою операцією також опиниться під загрозою.

3. Суттєвість помилки

Згідно зі ст. 9 Закону про бухоблік № 996-XIV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 , неістотні недоліки в документах не є підставою для невизнання господарської операції, якщо вони не заважають ідентифікувати зміст операції, дату та сторони.

• Ваша проблема: Плутанина в термінах "Орендар/Замовник" зазвичай вважається неістотною помилкою, АЛЕ тільки якщо в Акті є пряме посилання на номер та дату Вашого Договору оренди.
• Якщо посилання на Договір оренди в Акті є - Ви зможете захиститись від податківців. Якщо посилання немає - документ стає "сумнівним".

Підсумовуємо: Щоб убезпечити обидві сторони договору, рекомендую зробити наступне (в порядку пріоритетності):

• Заміна актів: Попросити Орендодавця переробити акти за минулі періоди з правильною термінологією відповідно до договору. Це найкращий варіант.
• Додаткова угода: Якщо переробити акти неможливо, укладіть Додаткову угоду до договору оренди. У ній замініть назву сторін, або пропишіть:

"Сторони погодили, що при оформленні первинних документів (актів тощо) Орендодавець може іменуватися Виконавцем, а Орендар - Замовником. Такі документи вважаються належними та прийнятими на виконання умов цього Договору"

Напишіть Орендодавцю листа, чи просто домовтесь привести первинну документацію у відповідність до умов Договору. Це робиться одним "кліком" у налаштуваннях їхньої програми (зміна шаблону друку). Замініть всі неправильні Акти на правильні і спіть спокійно.

Раді допомогти, звертайтесь ще!