Ризики одноосібного формування документів у бухгалтерії підприємства

Податкових ризиків немає бути

Якщо директор особисто накладає КЕП і не передає свій ключ співробітнику, юридичний ризик неправомірного використання підпису відсутній. Однак ситуація, коли одна і та сама особа формує весь ланцюжок документів (від договору до накладної) і сама ж проводить їх у бухгалтерському обліку, містить певні ризики, пов'язані з відсутністю розподілу повноважень. Коли одна людина контролює і «паперову» частину (виписка накладної), і «облікову» (проведення в базі), виникають такі загрози технічних помилок. Якщо фахівець помилився в ціні, кількості або обрав не того контрагента, директор при підписанні великої кількості документів може цього не помітити. Оскільки фахівець сам проводить документ в обліку, помилка закріплюється в системі. Фахівець може виписати накладну на товар, якого фактично немає, або навпаки відвантажити товар, але в обліку провести його пізніше чи за іншою ціною, щоб приховати недостачу або пересорт. Але ці ризики стосуються суто підприємства для податкової тут ризиків немає. З точки зору закону така модель є допустимою, якщо директор підписує документи власноруч. Проте з точки зору безпеки бізнесу вона є ризикованою через відсутність взаємного контролю.

Якщо Ви самі ще накладаєте ключ КЕП то це вже порушення. Згідно із Законом «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» КЕП є особистим передача особистого ключа (КЕП) директора іншій особі (навіть за наказом чи довіреністю) є порушенням правил користування електронним підписом.

Раді допомогти, звертайтесь ще!