Оформлення документів для використання легкового автомобіля підприємства

Оформлювати подорожній лист можна раз на місяць. Але місячний подорожній лист однаково має фіксувати щоденні витрати паливно-мастильних матеріалів (ПММ).

Наразі законодавство не вимагає від підприємств оформляти подорожні листи щодня. Тому підприємство має право самостійно визначити періодичність складання подорожніх листів (раз на тиждень або раз на місяць), закріпивши це в наказі про облікову політику.

Проте навіть у місячному листі необхідно фіксувати дані за кожен день експлуатації автомобіля.

Вимоги до заповнення (щоденні поїздки)

Просто вказати показники спідометра на початок і кінець місяця недостатньо — це створить ризики при перевірці ДПС. Для підтвердження господарського використання авто подорожній лист має містити:

• щоденні показники спідометра (при виїзді та поверненні);
• деталізований маршрут (наприклад: «Офіс — вул. Козацька, 5 (ТОВ "Постачальник") — Офіс»);
• добовий пробіг та фактичну витрату пального за день.

Якщо поїздок містом багато, важливо вказувати всі ключові адреси. Загальний кілометраж має відповідати адресам у маршруті.

Оформлення відряджень

Для багатоденного службового відрядження доцільно оформлювати окремий подорожній лист на весь період поїздки. У такому разі щоденний розподіл кілометражу не є обов'язковим, оскільки поїздка вважається єдиним виробничим завданням.

Нормативні витрати розраховуються виходячи із загального пробігу за весь час відрядження.

У подорожньому листі на відрядження фіксується:

• Фактична витрата пального: (залишок перед виїздом + видане/заправлене пальне) – залишок при поверненні.
• Загальний пробіг: різниця між показниками спідометра при поверненні та перед виїздом.

Раді допомогти, звертайтесь ще!