Правильне відображення витрат на відрядження водіїв у бухобліку

Дійсно, витрати, які безпосередньо пов’язані з наданням послуг, слід відображати саме в періоді, в якому виникає дохід від надання послуг:

«витрати визнаються витратами певного періоду одночасно з визнанням доходу, для отримання якого вони здійснені» (п.7 НП(С)БО – 16 «Витрати», https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#o25 ).

Тому у разі якщо акт наданих послуг складено датою від квітня 2026 р. – то наведений Вами запис Дт231 – Кт3721 згідно із звітом водія є вірним.

Та далі також в квітні 2026 р. відображаєте: Дт903 – Кт231, тобто відносите на собівартість реалізованих послуг.

Але щ цілком можливо, що згідно з умовами договору, акти наданих послуг доводиться складати раніше – у Вашому випадку це може бути і у лютому, і у березні 2026 р.

Тоді виникає проблема відображення витрат саме в наведені періоди (лютий – березень 2026 р. ), коли ще немає звіту водія.

На наш погляд, слід скористатися можливістю нарахування добових на підставі бухгалтерської довідки та внутрішнього акту (п.2.5 Положення № 88, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17 ).

Звісно, доведеться оперативно отримувати інформацію про фактичну кількість днів у відряджені та про наявність інших витрат (наприклад, про проживання в готелі ).

Такі витрати відображаєте записом Дт23 – Кт39.

При отримані авансового звіту така сума повинна закритися: Дт39 – Кт3721.

Такий порядок слід прописати в наказі про облікову політику.

Раді допомогти, звертайтесь ще!