Нарахування зарплати та лікарняних: місяці, суми та ЕСВ

За квітень та травень потрібно окремо визначити базу для ЄСВ з урахуванням «розкидання» лікарняних за місяцями хвороби і вже за підсумком по кожному місяцю приймати рішення, чи є доплата ЄСВ до МЗП, а в Д1 це відобразити кількома рядками із кодами КЗО 1 і 29 та типом нарахувань «13» за місяці, де база менша за 8 647 грн.

Обґрунтування

1. Як відносити лікарняні до місяців

Лікарняні для цілей ЄСВ відносяться до того місяця, ЗА ЯКИЙ вони нараховані, а не до місяця фактичного нарахування. Це прямо впливає на порівняння бази ЄСВ з мінімальною зарплатою та необхідність доплати. ст. 7 Закону про ЄСВ

2. Мінімальний ЄСВ у 2026 році

У 2026 році МЗП = 8 647,00 грн, мінімальний страховий внесок = 8 647,00 грн × 22% = 1 902,34 грн. Якщо працівник за основним місцем роботи перебуває у трудових відносинах повний календарний місяць і його база ЄСВ менша за 8 647,00 грн, роботодавець зобов’язаний донарахувати ЄСВ до мінімального внеску. частиною 5 статті 8 від 08.07.2010 №2464-VI

3. Алгоритм для вашої ситуації

Виходимо з того, що це основне місце роботи, ставка ЄСВ 22%, працівник увесь час у трудових відносинах.

1. Розподіл лікарняних по місяцях

   • 1-й лікарняний 17.04–22.04: усі дні квітня.
   • 2-й лікарняний 23.04–01.05: дні квітня і окремо день травня.
   • 3-й лікарняний 02.05–11.05: усі дні травня.

   Суми ви вже частково розподілили:
   • 1-й: 1 656,36 грн – весь у квітень.
   • 2-й: 2 208,48 грн – квітень, 276,06 грн – травень.
   • 3-й: 2 760,60 грн – травень.

2. Визначення бази ЄСВ по місяцях

   Місяць	Склад доходу	Розрахунок бази	База для ЄСВ
   Квітень	Зарплата + лікарняні за квітень	4 718,18 + 1 656,36 + 2 208,48	8 583,02 грн
   Травень	Лікарняні за травень (2-й, 3-й) + зарплата травня (якщо є)	276,06 + 2 760,60 + зарплата травня	залежить від зарплати травня

   По квітню вже видно: 8 583,02 грн < 8 647,00 грн. Тобто за квітень потрібна доплата ЄСВ до МЗП.
   По травню потрібно додати фактичну зарплату травня та перевірити, чи загальний дохід за травень досягне 8 647,00 грн. Якщо ні, буде друга доплата за травень.

3. Розрахунок доплати ЄСВ за квітень

   Додаткова база квітня:
   8 647,00 – 8 583,02 = 63,98 грн.

   ЄСВ на додаткову базу:
   63,98 × 22% = 14,08 грн.

   Отже, за квітень:

   • ЄСВ на фактичну базу 8 583,02 × 22% = 1 888,26 грн.
   • Донарахування до мінімального: 14,08 грн.
   • Разом по квітню: 1 902,34 грн.

   По травню аналогічно рахуєте після того, як будете знати зарплату травня:

   • База травня = зарплата травня + 276,06 + 2 760,60.
   • Якщо база < 8 647,00 грн, додаткова база = 8 647,00 – фактична база травня.
   • ЄСВ на додаткову базу травня = додаткова база × 22%.

4. У якому місяці робити доплату

   Коли лікарняні нараховуються у наступному місяці, вимогу ЄСВ з МЗП у місяці початку хвороби не виконують. Після розподілу лікарняних за місяцями в місяці їх нарахування визначають загальний дохід за минулий місяць і, якщо він менший за МЗП, саме тоді донараховують ЄСВ до мінімального внеску. статті 7

   Тобто доплату за квітень ви робите в місяці, коли в обліку нараховані всі лікарняні за квітень (зазвичай травень), і так само там же відображаєте її в Д1.

Алгоритм дій

1. Крок 1. Розподіліть усі суми по місяцях хвороби
   Ви вже маєте:

   • Квітень: 1 656,36 грн + 2 208,48 грн.
   • Травень: 276,06 грн + 2 760,60 грн.

2. Крок 2. Перевірте квітень на доплату до МЗП

   • База квітня = 4 718,18 + 1 656,36 + 2 208,48 = 8 583,02 грн.
   • Оскільки < 8 647,00 грн, визначаєте додаткову базу 63,98 грн та ЄСВ 14,08 грн.

3. Крок 3. Коли нарахуєте лікарняні за травень, порахуйте базу травня

   • База травня = зарплата травня + 276,06 + 2 760,60.
   • Якщо < 8 647,00 грн, розрахуйте додаткову базу та ЄСВ до МЗП за травень.

4. Крок 4. Заповніть Додаток 1 за місяць, у якому нараховані лікарняні

   Припустімо, всі лікарняні 1–3 ви нарахували у травні. Тоді в Д1 за травень (місяць нарахування) будуть рядки:

   Рядок	Що показуємо	КЗО (гр.8)	Тип (гр.9)	Місяць (гр.10)	Дні хвороби (гр.12)	База / додаткова база (гр.16/17 або 18)	ЄСВ (гр.20)
   1	Зарплата травня	1	пусто	05.2026	31	сума зарплати травня	зарплата травня × 22%
   2	Лікарняні за квітень (усі три листки за дні квітня)	29	пусто	04.2026	к-сть днів хвороби у квітні	1 656,36 + 2 208,48	3 864,84 × 22%
   3	Лікарняні за травень (дні травня)	29	пусто	05.2026	к-сть днів хвороби у травні	276,06 + 2 760,60	сума × 22%
   4	Додаткова база за квітень	29	13	04.2026	не заповнюють	63,98 (гр.18)	14,08
   5	Додаткова база за травень (якщо потрібна)	1	13	05.2026	не заповнюють	додаткова база травня (гр.18)	додаткова база × 22%

   Така логіка відповідає тому, що додаткова база за минулий місяць при нарахуванні лікарняних показується з КЗО 29, а за поточний місяць – з КЗО 1, тип нарахувань «13». від 13.01.2015 №4

Розрахунок

Для квітня:

• Визначення бази ЄСВ:
  4 718,18 + 1 656,36 + 2 208,48 = 8 583,02 грн.

• Додаткова база:
  8 647,00 – 8 583,02 = 63,98 грн.

• ЄСВ на додаткову базу:
  63,98 × 22% = 14,08 грн.

Фінальний висновок:
За квітень – є доплата ЄСВ 14,08 грн, показується у Д1 за той місяць, коли нараховані всі квітневі лікарняні, окремим рядком з типом «13» і КЗО 29; за травень – аналогічно перевіряєте та, за потреби, донараховуєте і показуєте в Д1 за травень окремим рядком з типом «13» і КЗО 1.