Витрати на відрядження без підтверджуючих документів: як діяти

Працівник їде у відрядження закордон на запрошення партнерів для переговорів про можливу співпрацю, які покривають: вартість проживання, проїзду до місця відрядження та назад, витрати на проїзд безпосередньо в місті відрядження, натомість витрати на харчування не покривають. Потрібно видати працівнику добові. Згідно з новими правилами перетину кордону, відмітки в паспорті на кордоні не проставляються. Отже,в цій ситуації, немає підтвердних документів на:проживання, проїзд та перетин кордону. Є електронне листування з партнером з описом деталей поїздки. Яким чином в такому разі провести витрати на від-ня, без нарахування ПДФО, ВЗ? Чи достатньо буде наказу для підтвердження строку та добових?

АК

Антон, консультант

експерт

01.05.2026 | 00:16

Очікує відповідь

Оскільки документально підтверджених витрат працівника у відрядженні немає (він не оплачував ці витрати власними коштами), відшкодувати треба тільки добові, але необхідні також документальні докази перебування у відрядженні.
Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Якщо немає документальних доказів перебування у відрядженні (крім наказу про відрядження, яким затверджено період відрядження та добові), виплачені добові є додатковим благом працівника з оподаткуванням ПДФО 18% (з коефіцієнтом 1,219512) та ВЗ 5% (без коефіцієнта). (https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40109)
Якщо немає підтвердних документів (чеків, рахунків, квитанцій тощо), а на кордоні відмітки у закордонний паспорт вже не проставляють, офіційно підтвердити факт перетину кордону можна через довідку Державної прикордонної служби України. Отримати довідку може лише сам працівник або його представник за довіреністю. Інформація про перетин кордону конфіденційна і без згоди особи не надається третім особам.

Звернення можливе поштою або електронною поштою, у такому разі заява обробляється протягом 30 днів, а відповідь надсилається письмово. Процедуру можна прискорити, подавши заяву особисто до громадської приймальні Адміністрації ДПСУ.

Отже, кожна особа, чиї дані внесені до бази ДПСУ, має право безоплатно отримати цю інформацію. Запит повинен відповідати ст. 16 Закону України «Про захист персональних даних». Довідку можна отримати через власника бази або Головний центр обробки спеціальної інформації ДПСУ, подавши заяву особисто або поштою за адресою: вул. Володимирська, 26, м. Київ, 01601.

Щодо Вашого питання на нашій платформі є детальний матеріал: https://7eminar.ua/news/12674-vidryadzennya-za-kordon-bez-stampiv-yak-pidtverditi-vitrati-bez-opodatkuvannya

Раді допомогти, звертайтесь ще!

АЛ

Альона

01.05.2026 | 14:58

Спрощена система

Відповідь надано