Зміна прізвища працівника: які документи потрібно оновити

Працівник пише заяву про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища) та надає роботодавцю документи, що підтверджують зміну прізвища.:

Копія свідоцтва про шлюб.
Копія паспорта з новим прізвищем.
Копія реєстраційного номера облікової картки платника податків з новим прізвищем.
Копія витягу про місце реєстрації з новим прізвищем.
На підставі заяви та відповідних документів видаєте наказ

Наказ про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища)

Якщо укладали письмовий трудовий договір, то потрібна додаткова угода:

Додаткова угода про внесення змін до трудового договору(зміна прізвища)

На підставі наказу вносяться зміни до кадрових документів:

особова картка працівника,
особова справа,
журнал обліку особових справ,
книга обліку руху трудових книжок і вкладиші до них,
інші документи (графік відпусток, табель обліку робочого часу, розрахункова відомість тощо).

Чинними нормативними актами не визначено порядок унесення змін до кадрових документів. Тому колишнє прізвище працівника закреслюють та вписують нове, проставляють дату внесення змін, реквізити документа-підстави та підпис особи, відповідальної за ведення кадрової документації.

У випадку, якщо працівник отримує заробітну плату у безготівковому вигляді, варто попросити його оновити в банку дані та замінити її банківську картку.

Проконсультувати працівника, що йому потрібно повідомити Пенсійний фонд про зміну прізвища. Для цього йому достатньо заповнити та подати на порталі ПФУ анкету для зміни даних у Реєстрі застрахованих осіб і додати до неї сканкопії документів, що підтверджують зміну даних. Також працівник повинен повідомити про зміну прізвища лікаря, з яким укладав декларацію.

Зміна працівником прізвища вплине на заповнення Об’єднаної звітності. Так:

Додаток Д1, сформований за місяць, в якому видано наказ (розпорядження) про внесення змін до облікових та бухгалтерських документів підприємства, у ньому потрібно буде вказувати вже нове прізвище працівника (у гр. 11);

Додаток Д5 – зміну прізвища не відображають. Вичерпний перелік подій за настанням яких подають цей додаток передбачено п. 5 розд. IV Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4;

Додаток 4ДФ не містить такого реквізиту, як «Прізвище, ім’я, по батькові», оскільки працівників тут відображають лише за реєстраційними номерами їх облікової картки. Тому після зміни прізвища працівника в додатку 4ДФ нічого коригувати не потрібно.

Детальніше ми розповідали https://7eminar.ua/news/7821-pracivnicya-zminila-prizvishhe-diyi-robotodavcya

Раді допомогти, звертайтесь ще!