Документи для бухгалтерії після відрядження та компенсація витрат

Оскільки документально підтверджених витрат працівників у відрядженні немає (вони не оплачували ці витрати власними коштами), відшкодувати треба тільки добові, але необхідні також документальні докази перебування у відрядженні.

Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця або сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно): запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах та інших заходах, тематика яких збігається з господарською діяльністю роботодавця.

Враховуючи зазначене, обов’язковими документами для виплати добових будуть наказ про відрядження та один або декілька підтвердних документів, перелічених вище.
Якщо немає документальних доказів перебування у відрядженні (крім наказу про відрядження, яким затверджено період відрядження та добові), виплачені добові є додатковим благом працівника з оподаткуванням ПДФО 18% (з коефіцієнтом 1,219512) та ВЗ 5% (без коефіцієнта). (https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40109)

Якщо немає підтвердних документів (чеків, рахунків, квитанцій тощо), а на кордоні відмітки у закордонний паспорт вже не проставляють, офіційно підтвердити факт перетину кордону можна через довідку Державної прикордонної служби України. Отримати довідку може лише сам працівник або його представник за довіреністю. Інформація про перетин кордону конфіденційна і без згоди особи не надається третім особам.
Звернення можливе поштою або електронною поштою, у такому разі заява обробляється протягом 30 днів, а відповідь надсилається письмово. Процедуру можна прискорити, подавши заяву особисто до громадської приймальні Адміністрації ДПСУ.
Отже, кожна особа, чиї дані внесені до бази ДПСУ, має право безоплатно отримати цю інформацію. Запит повинен відповідати ст. 16 Закону України «Про захист персональних даних». Довідку можна отримати через власника бази або Головний центр обробки спеціальної інформації ДПСУ, подавши заяву особисто або поштою за адресою: вул. Володимирська, 26, м. Київ, 01601.
Щодо Вашого питання на нашій платформі є детальний матеріал: https://7eminar.ua/news/12674-vidryadzennya-za-kordon-bez-stampiv-yak-pidtverditi-vitrati-bez-opodatkuvannya

Відшкодувати витрати на проїзд без оподаткування Ви не можете, оскільки працівники не можуть надати документи про оплату такого проїзду.

Відшкодування проїзду без належних документів, а також добових без доказів перебування у відрядженні формує для працівника додаткове благо.

Із зарплати необхідно утримати ПДФО та ВЗ з додаткового блага:
Дт 661 ... Кт 6411 - ПДФО: ...*1,219512*18%
Дт 661 ... Кт 642 - ВЗ: ...*5%
Детально про правила оподаткування добових та відображення в обліку та звітності ми писали тут: https://7eminar.ua/news/567-vidryadzennya-po-ukrayini#dobovi-na-vidryadzhennya-u-2026-rotsi-ta-ikh-opodatkuvannya

Раді допомогти, звертайтесь ще!