Вимоги до написання ПІБ у первинних документах бухгалтерії

Прямої вимоги до конкретного формату написання ПІБ в Законі про бухоблік немає, але потрібно зазначити дані, що дозволяють ідентифікувати особу; найбезпечніше — повне ПІБ або формат «Ім’я ПРІЗВИЩЕ».

Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, первинний документ повинен містити, зокрема, посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції, та їх підписи або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу (ст. 9 ч. 2). Аналогічна вимога міститься у Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку №88 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17 (п. 2.3). Про імена та по батькові взагалі не йдеться, але ці дані відносяться до "інших даних".

Законодавство не встановлює конкретний формат написання ПІБ, але ключова умова — можливість однозначної ідентифікації особи.

Варіант «Іванов Іван Іванович» є найбільш повним і повністю відповідає вимогам щодо ідентифікації.

Варіант «Іван ІВАНОВ» відповідає вимогам діловодства (зокрема ДСТУ 4163:2020) . Це також дозволяє ідентифікувати особу, тому є прийнятним для разунку та видатсокої накладної, бо ці документи підпадають під загальні умови ст. 9 Закону 996. А от із ТТН справа інша: обов'язкова форма ТТН з Додатку 7 Правил 363 прямо вказує на те, що має бути зазначено прізвище, ім'я та по батькові водія, ФОПа (якщо один або декілька учасників є фопами), та підписантів "Здав" та "Прийняв". Тобто, окскілкьи ця форма визначена окремим нормативним актом, тут по батькові обов'язкове.

Варіант «Іванов І. І.» прямо не заборонений, але може створювати ризики, якщо неможливо однозначно визначити особу (наприклад, при співпадінні прізвища та ініціалів у кількох працівників), що суперечить вимозі щодо ідентифікації (Положення №88, п. 2.3).

Отже, для первинних документів доцільно використовувати або повне ПІБ всюди, або формат «Ім’я ПРІЗВИЩЕ» в рахунку та накладній, але повне ПІБ - в ТТН, щоб уникнути питань під час перевірок.

Раді допомогти, звертайтесь ще!