Правила зберігання ПН і РК: підписи та квитанції важливі

Вітаю, як вірно зберігати ПН та РК видані покупцям та отримані від Постачальників. ПН отримані від постачальників вивантажую з ЕК, в ЕК доступно лише експорт XML в zip, але вивантажується ПН без підписів і квитанцій, з виданими ПН Покупцю такаж ситуація. Чи потрібно окремо ще вивантажувати Квитанцію. Дякую!

ЮК

Юрій, консультант

експерт

16.04.2026 | 15:16

Очікує відповідь

З цього приводу є загальне роз’яснення ДПС України:

«згідно зі ст. 13 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851) суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

При цьому оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

Враховуючи зазначене, податкові накладні та розрахунки коригування до податкових накладних, складені в електронній формі, повинні зберігатися платниками податку на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях.

Під час проведення перевірки платники ПДВ зобов’язані надати посадовим (службовим) особам контролюючого органу доступ до таких електронних носіїв інформації, а у випадках, визначених законом, також надати копії податкових накладних та розрахунків коригування до податкових накладних, засвідчені в порядку, встановленому законодавством» (категорія ЗІР 101.16 відповідь на питання «Який порядок зберігання податкових накладних та розрахунків коригування до податкових накладних, складених в електронній формі, для їх надання контролюючим органам під час проведення перевірки?», посилання на повний текст: https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=43307 ).

Виходячи з цього – зберегати ПН та РК ( як отримані, так і видані, слід таким чином, що б була інформація у т.ч. щодо підпису документів.

Така можливість є, якщо вивантажувати документи у форматі XML ( цілком можливе виввантаження одночасно у форматі PDF та XML ).

Щодо зберігання квитанцій № 2 – з урахуванням того, що взагалі податківців мають доступ до ПН та РК навіть без ПН та РК, які зберігаються у платника – вважаємо, що це не обов’язково.

Раді допомогти, звертайтесь ще!