Вимоги до ведення подорожніх листів та відповідальність водіїв

Подорожній лист зараз не є обов’язковою типовою формою, але підприємство може і повинно врегулювати його застосування внутрішнім наказом; водій відповідає за його ведення та наявність ТТН під час перевезення.

Офіційні типові форми подорожніх листів для вантажних автомобілів (форма №2-ТН) та легкових авто були скасовані ще у 2013 році. Для спеціальної техніки та тракторів форми (ЕБМ-2, ЕБМ-3) втратили чинність з 22.10.2021 р. згідно з Наказом Мінстату №149.

Зараз жодним нормативним актом не встановлено обов'язок ведення такого документу, і згадки про подорожній лист не можливо знайти в закондавстві, оскліьки його не існує. Однак, застосвується загальне поняття "первинного документу", який має підтверджувати роботу транспортного засобу, і легко прийти до висновку, що немає нічого кращого для цього , ніж подорожній (маршрутний) лист. Тепер його форму встановлює само підприєство. воно може назвати цей документ як завгодно - але він повинен відповідати ознакам первинного документу з Закону про бухоблік - мати обов'язкові реквізити та містити зміст господарської операціїї. Доцільно таку форму розробити та затвердити наказом, а також і визначити обов'язки по заповненню тих чи інших граф.

Отже, підприємство має право самостійно запровадити власну форму первинного документа для обліку роботи транспорту та ПММ за умови наявності обов’язкових реквізитів (ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text). Такий документ використовується для підтвердження господарського характеру поїздок, списання пального та обліку роботи водіїв/трактористів.

Водій або тракторист у подорожньому листі повинен особисто відображати показники роботи транспортного засобу, зокрема дані спідометра або мотогодин на початок і кінець зміни, маршрут руху або місце виконання робіт, а також рух пального (залишки, заправки, витрати) і підтверджувати ці дані власним підписом. Саме ці показники є підставою для бухгалтерського обліку.

Щодо ТТН, водій зобов’язаний мати її при перевезенні вантажу (ст. 48 Закону України «Про автомобільний транспорт» https://zakon.rada.gov.ua/go/2344-14) і несе відповідальність за її наявність під час перевірки. Водночас відповідальність за оформлення ТТН як первинного документа покладається на вантажовідправника, а перевізник відповідає за правильність її використання в процесі перевезення. За відсутність документів під час перевезення застосовуються фінансові санкції (ст. 60 цього Закону) саме на перевізниа - зокрема 17000 за відсутність ТТН. Перевізник має право вимагати від вантажовіправника повного пакету документів та відмовитися від надання послуги у разі ненадання обов'язкових документів.

Матеріальна відповідальність водія за транспортний засіб і пальне може наставати в межах трудових відносин, якщо це передбачено трудовим договором або окремим договором про матеріальну відповідальність (КЗпП України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08).

Внутрішній наказ доцільно оформити як організаційно-розпорядчий документ, яким:

затвердити форму подорожнього листа;

визначити перелік обов’язкових реквізитів;

покласти на водіїв і трактористів обов’язок щоденного заповнення показників роботи і пального;

встановити строки подання документів до бухгалтерії;

передбачити відповідальність за неналежне ведення або неподання документів із посиланням на норми КЗпП. Також обов’язки щодо ведення подорожніх листів слід закріпити у посадових інструкціях працівників.

Раді допомогти, звертайтесь ще!