Використання автомобілів працівників: компенсація, документи та ризики

Підприємство планує використовувати власні легкові автомобілі працівників та Директора у госп діяльності (поїздки на випробування виробів та ін). Підприємство забезпечує авто паливом через паливні картки (безготівковий розрахунок).
чи можливе використання механізму компенсації за знос (амортизацію) ТЗ згідно зі ст. 125 КЗпП (замість договору оренди), щоб уникнути обов'язкового нотаріального посвідчення за ст. 799 ЦК України. які документи потрібні для оформлення віднесення вартості пального (придбаного за картками) до витрат підприємства без ризику визнання такої операції «орендою» або «додатковим благом» фізособи?
Чи існують додаткові ризики при виплаті компенсації за ст. 125 КЗпП

СК

Стефанія, консультант

експерт

08.04.2026 | 22:57

Очікує відповідь

Так, застосування ст. 125 КЗпП можливе, але це не дозволяє безподатково списувати пальне — тут виникають суттєві ризики.

Відповідно до ст. 125 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08 працівники мають право на компенсацію за зношення власного інструменту, що використовується в роботі. Автомобіль може підпадати під таке визначення, тому формально механізм застосувати можна без укладення договору оренди та без нотаріального посвідчення (на відміну від ст. 799 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863).

Однак ключова проблема — пальне. Оскільки при компенсації авто не передається у користування підприємству, воно залишається у власності і фактичному користуванні фізособи. У такому випадку оплата пального підприємством розцінюється як дохід працівника.

Згідно з пп. «е» пп. 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text вартість безоплатно отриманих товарів (у т.ч. пального) є додатковим благом. Тому пальне, оплачене підприємством для «особистого» авто, підлягає оподаткуванню ПДФО (18%) та військовим збором 5%.

Таким чином:
— компенсація за ст. 125 КЗпП — можна;
— пальне без податків — не можна (ризик додаткового блага).

Щоб списувати пальне без податкових ризиків, автомобіль має бути переданий у користування підприємству. Це можливо через:

для працівників — договір позички (ст. 827 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863), який не потребує нотаріального посвідчення для авто;
для директора — позичка заборонена (ч. 2 ст. 829 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863), тому тільки оренда (з нотаріальним посвідченням) або ризиковий варіант з компенсацією.

Необхідні документи для безпечного списання пального (коли авто у користуванні підприємства):
— договір (позички або оренди);
— акт приймання-передачі авто;
— наказ про використання авто в госпдіяльності;
— внутрішні норми витрат пального;
— первинні документи по пальному (накладні, звіти по картках);
— документи, що підтверджують господарське використання (маршрутні/подорожні листи).

Якщо застосовувати саме ст. 125 КЗпП, тоді потрібні:
— заява працівника;
— наказ про використання авто і виплату компенсації;
— розрахунок компенсації.

Додаткові ризики:
— перекваліфікація у приховану оренду (особливо при регулярних виплатах);
— оподаткування пального як додаткового блага;
— підвищене податкове навантаження (ПДФО 18% + ВЗ 5%);
— необхідність застосування «натурального коефіцієнта» для негрошового доходу.

Отже, якщо ваша мета — списувати пальне без податкових наслідків, компенсація за ст. 125 КЗпП не підходить — потрібен саме договір користування (позичка або оренда).

Раді допомогти, звертайтесь ще!