Використання автомобілів працівників: компенсація, документи та ризики

Так, застосування ст. 125 КЗпП можливе, але це не дозволяє безподатково списувати пальне — тут виникають суттєві ризики.

Відповідно до ст. 125 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08 працівники мають право на компенсацію за зношення власного інструменту, що використовується в роботі. Автомобіль може підпадати під таке визначення, тому формально механізм застосувати можна без укладення договору оренди та без нотаріального посвідчення (на відміну від ст. 799 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863).

Однак ключова проблема — пальне. Оскільки при компенсації авто не передається у користування підприємству, воно залишається у власності і фактичному користуванні фізособи. У такому випадку оплата пального підприємством розцінюється як дохід працівника.

Згідно з пп. «е» пп. 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text вартість безоплатно отриманих товарів (у т.ч. пального) є додатковим благом. Тому пальне, оплачене підприємством для «особистого» авто, підлягає оподаткуванню ПДФО (18%) та військовим збором 5%.

Таким чином:
— компенсація за ст. 125 КЗпП — можна;
— пальне без податків — не можна (ризик додаткового блага).

Щоб списувати пальне без податкових ризиків, автомобіль має бути переданий у користування підприємству. Це можливо через:

для працівників — договір позички (ст. 827 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863), який не потребує нотаріального посвідчення для авто;
для директора — позичка заборонена (ч. 2 ст. 829 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863), тому тільки оренда (з нотаріальним посвідченням) або ризиковий варіант з компенсацією.

Необхідні документи для безпечного списання пального (коли авто у користуванні підприємства):
— договір (позички або оренди);
— акт приймання-передачі авто;
— наказ про використання авто в госпдіяльності;
— внутрішні норми витрат пального;
— первинні документи по пальному (накладні, звіти по картках);
— документи, що підтверджують господарське використання (маршрутні/подорожні листи).

Якщо застосовувати саме ст. 125 КЗпП, тоді потрібні:
— заява працівника;
— наказ про використання авто і виплату компенсації;
— розрахунок компенсації.

Додаткові ризики:
— перекваліфікація у приховану оренду (особливо при регулярних виплатах);
— оподаткування пального як додаткового блага;
— підвищене податкове навантаження (ПДФО 18% + ВЗ 5%);
— необхідність застосування «натурального коефіцієнта» для негрошового доходу.

Отже, якщо ваша мета — списувати пальне без податкових наслідків, компенсація за ст. 125 КЗпП не підходить — потрібен саме договір користування (позичка або оренда).

Раді допомогти, звертайтесь ще!