Відрядження: порядок оформлення, компенсації та документального підтвердження витрат

1) Так, бажано зазначити у наказі, що використовується власний автомобіль, але сама по собі компенсація без договору орнеди або позички призводить до оподаткування.

Якщо у наказі лише вказати використання власного авто, то компенсація або оплата пального буде вважатися доходом працівника (додатковим благом) з оподаткуванням ПДФО 18% і військовим збором 5% (пп. «г» пп. 164.2.17 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text).
Щоб уникнути цього, необхідно оформити договір (оренди або позички). При цьому договір оренди транспортного засобу з фізособою підлягає нотаріальному посвідченню (ст. 799 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863).

2) Ні, одного наказу недостатньо — потрібні підтверджуючі документи.

Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text добові не оподатковуються за наявності документів, що підтверджують відрядження.
У випадку одноденного відрядження без проживання це можуть бути:
— накладні/акти отримання обладнання;
— службова записка або звіт про виконання завдання.

3) Аванс потрібно виплачувати до відрядження.

Згідно зі ст. 121 Кодексу законів про працю України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08 роботодавець зобов’язаний забезпечити працівника коштами на відрядження. Невиплата авансу до початку відрядження розцінюється як порушення трудових гарантій.

4) Так, можна виплачувати на особисту картку працівника.

Законодавство не забороняє перерахування добових та авансу на особистий рахунок працівника, у тому числі платіжну картку.

5) Так, аванс на паливо можливий, але лише при належному оформленні авто.

Якщо є договір оренди або позички, витрати на пальне визнаються витратами підприємства за наявності підтверджуючих документів (чеки, внутрішні документи обліку пробігу -подорожні листи, а також затверджені норми витрат на цей автомбіль).
Якщо договору немає — такі виплати вважаються доходом працівника з оподаткуванням ПДФО і військовим збором, рахуються як додаткове благо. Але, виплатити їх можна, тільки - з оподаткуванням.

Раді допомогти, звертайтесь ще!