Документальне оформлення витрат на поїздки працівника на авто

На нашу думку для списання пального підприємство повинно підтвердити, що воно використане службовим автомобілем у господарській діяльності.

Основним документом для цього є подорожній лист (або інший самостійно розроблений первинний документ).

Щоб автомобіль був службовим та була можливість списувати у витрати використане пальне, потрібне нележне оформлення - договір оренди або позички (безкоштовне користування) такого автомобіля. І договір оренди, і договір позички з власником-фізичною особою потрібно посвідчити нотаріально (ст. 799 ЦКУ, част. четверта ст. 828 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n4003).
Якщо оформляється договір оренди, то з суми орендної плати слід утримати 18% ПДФО та 5% військового збору.

Для списання пального по конкретному автомобілю потрібно затвердити норми списання, і на підставі них проводити списання пального.

Можна подати заявку на розрахунок норми у ДержавтотрансНДІпроект, або зробити власні контрольні заміри витрат пального і результати таких замірів затвердити наказом про норми витрат, також можна до наказу додати технічну документацію до ТЗ.

Для документування кількості запусків, проїханих км, зручно використовувати подорожні листи, в яких водій буде фіксувати всі ці моменти. І вже на підставі затверджених норм та даних в подорожніх листах можна бухгалтеру проводити списання пального (норма*кількість проїжджених км).

Підприємство на власний розсуд може визначати порядок та форму ведення підтвердження витрат на списання пального. Див. додатково https://7eminar.ua/news/1998-podoroznii-list?page=71

Раді допомогти, звертайтесь ще!