Електронні накладні: законність підписаних документів за минулі роки

Так, такі видаткові накладні будуть дійсними, і саме по собі підписання їх у 2026 році не є порушенням, але є ризики з точки зору доведення реальності операцій.

Електронні документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові, за умови накладення КЕП. При цьому дата складання документа (2025 рік) і дата підписання (2026 рік) можуть не співпадати — це не робить документ недійсним (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15, ст. 5, 6). Тобто видаткова накладна, сформована датою 2025 року і підписана зараз через медок, є повноцінним первинним документом.

Для бухгалтерського обліку господарські операції відображаються в тому періоді, коли вони фактично відбулися, незалежно від дати підписання первинки (Закон про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, ст. 9). Тому якщо відвантаження були у 2025 році, дохід і ПДВ повинні бути відображені саме у 2025 році. Підписання документів зараз лише підтверджує вже здійснену операцію.

З точки зору ПДВ податкові зобов’язання виникають за датою першої події — відвантаження або оплати (Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, п. 187.1). Тобто підписання видаткових накладних у 2026 році не впливає на дату виникнення ПДВ, якщо податкові накладні були складені своєчасно у 2025 році.

Відсутність окремого письмового договору не є порушенням, оскільки правочин може вчинятися шляхом фактичних дій сторін (відвантаження, оплата), що допускається (Цивільний кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863, ст. 205, 207).

Разом з тим, основний ризик полягає не в самому підписанні «заднім числом», а в тому, що під час перевірки податківці можуть ставити під сумнів реальність операцій через відсутність підписаної первинки на момент їх здійснення. Тому важливо, щоб були інші підтвердження: ТТН, складські документи, оплата, рух товару. Якщо такі докази є і операції відображені у 2025 році, негативних наслідків, як правило, не виникає.

Раді допомогти, звертайтесь ще!