Електронні накладні: законність підписаних документів за минулі роки

ТОВ платник ПДВ та податку на прибуток на загальних підставах. В 2025 році реалізував товар покупцю без договору (було 5 відвантажень). Але покупець не повернув підписані видаткові накладні в паперовому вигляді. Зараз покупець погоджується підписати ті накладні через медок. Чи матимуть законну дію видаткові накладні від 2025 року, які будуть підписані електронними ключами поточною датою? Чи не має тут порушень і які можуть бути наслідки?

СК

Стефанія, консультант

експерт

31.03.2026 | 17:38

Очікує відповідь

Так, такі видаткові накладні будуть дійсними, і саме по собі підписання їх у 2026 році не є порушенням, але є ризики з точки зору доведення реальності операцій.

Електронні документи мають таку ж юридичну силу, як і паперові, за умови накладення КЕП. При цьому дата складання документа (2025 рік) і дата підписання (2026 рік) можуть не співпадати — це не робить документ недійсним (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15, ст. 5, 6). Тобто видаткова накладна, сформована датою 2025 року і підписана зараз через медок, є повноцінним первинним документом.

Для бухгалтерського обліку господарські операції відображаються в тому періоді, коли вони фактично відбулися, незалежно від дати підписання первинки (Закон про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, ст. 9). Тому якщо відвантаження були у 2025 році, дохід і ПДВ повинні бути відображені саме у 2025 році. Підписання документів зараз лише підтверджує вже здійснену операцію.

З точки зору ПДВ податкові зобов’язання виникають за датою першої події — відвантаження або оплати (Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, п. 187.1). Тобто підписання видаткових накладних у 2026 році не впливає на дату виникнення ПДВ, якщо податкові накладні були складені своєчасно у 2025 році.

Відсутність окремого письмового договору не є порушенням, оскільки правочин може вчинятися шляхом фактичних дій сторін (відвантаження, оплата), що допускається (Цивільний кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863, ст. 205, 207).

Разом з тим, основний ризик полягає не в самому підписанні «заднім числом», а в тому, що під час перевірки податківці можуть ставити під сумнів реальність операцій через відсутність підписаної первинки на момент їх здійснення. Тому важливо, щоб були інші підтвердження: ТТН, складські документи, оплата, рух товару. Якщо такі докази є і операції відображені у 2025 році, негативних наслідків, як правило, не виникає.

Раді допомогти, звертайтесь ще!