Чи потрібен наказ про ліміти на паливні картки працівників

Так, видання наказу про встановлення лімітів та порядку використання паливних карток є фактично обов’язковим для підприємства. Хоча в законодавстві немає прямої вимоги до назви такого документа, його наявність є критично важливою для обґрунтування господарського характеру витрат та уникнення податкових ризиків.

Для того, щоб витрати на пальне були визнані витратами підприємства в бухгалтерському обліку, вони мають бути пов’язані з господарською діяльністю. Наказ, що встановлює ліміти та перелік осіб, які мають право використовувати картки, є одним із ключових документів, що обґрунтовують цей зв'язок.

Якщо використання пального не регламентовано внутрішніми наказами (не встановлено ліміти, норми списання та перелік уповноважених осіб), податкові органи можуть розцінити вартість заправленого пального як додаткове благо працівника. У такому разі підприємство зобов’язане буде нарахувати та сплатити:

ПДФО за ставкою 18% (із застосуванням «натурального» коефіцієнта);
Військовий збір за ставкою 5%. Це передбачено Податковим кодексом України, пп. «а» пп. 164.2.17.

Звіт постачальника про використання паливних карток сам по собі не є достатньою підставою для списання пального на витрати. Він лише підтверджує факт отримання пального. Для списання потрібні первинні документи (самостійно розроблені подорожні або маршрутні листи), які складаються на основі встановлених на підприємстві норм та лімітів.

Згідно з практикою та роз’ясненнями, у комплексному наказі про використання службового авто та паливних карток слід визначити:

Перелік працівників, яким надається право користування картками та керування авто;
Конкретні ліміти (у літрах або гривнях) на певний період (місяць/квартал);
Норми витрат пального для конкретних автомобілів;
Порядок звітування (терміни надання подорожніх листів та чеків АЗС);
Заборону використання палива в особистих цілях.

Раді допомогти, звертайтесь ще!