Дата акта наданих послуг та облік для ФОП-послуг

Давайте розглянемо Ваше питання:

Якою датою має бути акт?

Згідно з правилами бухобліку, акти мають складатися в тому періоді, коли фактично надавались послуги. У вашому випадку є два варіанти:

• ФОП має виставляти акти щомісяця (останнім числом місяця) або щокварталу. Це дозволяє рівномірно включати витрати у відповідні періоди та відображати їх в звітності.
• Якщо ФОП виставляє один акт наприкінці терміну, то він має бути датований 28.07.2026 р. (останній день надання послуги).
• Важливо: Акт від 17.03.2026 (датою рахунку) буде помилкою, оскільки на цей момент частина послуг ще не надана, а частина - вже в минулому.
• Але, оскільки ви отримуєте послугу з липня 2025 року витрати за 2025 рік (липень–грудень) мали бути відображені у звітності за 2025 рік з використанням внутрішнього самоакту згідно з п. 2.5-2.6 Положення № 88 (Мінфін) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17 Якщо на момент закінчення звітного періоду (місяця/кварталу) від контрагента не надійшов первинний документ, підприємство може скласти внутрішній акт, підписаний особою, відповідальною за приймання послуг.

Оскільки період надання послуг розпочався ще 29.07.2025, а рахунок виставили лише у березні 2026, ви мали право (і обов'язок для точності звітності) нараховувати ці витрати щомісяця за допомогою самоакта.

Ваш алгоритм дій:
Складаєте внутрішній акт: Щомісяця (наприклад, 31.08.2025, 30.09.2025 і т.д.) фіксуєте суму витрат на хостинг на підставі договору або рахунку-оферти.
Проводки: Дт 92 (91) - Кт 631 (на суму за один місяць).

Нюанс із вашими датами. Ви оплатили послуги 19.03.2026, але вони почалися в липні 2025.

• Витрати за 2025 рік (липень–грудень) мали бути відображені у звітності за 2025 рік згідно самоактів або умов договору надання послуги.
• Якщо ви цього не зробили, зараз це вважається виправленням помилки (через рахунок 44, якщо сума суттєва, або через витрати поточного періоду, якщо ні).

Оскільки Ви вже закрили 2025 рік (терміни звітування вичерпались) і на руках досі немає жодного акта від ФОП, у Вас є такі варіанти:

1. Попросити ФОП виставити два окремі акти:

• Акт №1 від 31.12.2025 — на суму за період з 29.07.2025 по 31.12.2025.
• Акт №2 від 28.07.2026 (або щомісяця у 2026-му) — на решту суми.

2. Як бути з 2025 роком в обліку?

• Варіант А (Суворий): Ви визнаєте, що забули про ці витрати у 2025-му. Проводите акт груднем 2025-го (якщо ще можна «відкотити» базу) або березнем 2026-го через рахунок 44 (Дт 44 - Кт 631). Потім подаєте уточнюючу декларацію з податку на прибуток за 2025 рік, щоб зменшити податок.
• Варіант Б (Спрощений): Якщо сума для вашої компанії дрібна (несуттєва), бухгалтери часто проводять цей акт березнем 2026 року одразу на витрати (Дт 92 - Кт 631).
• Ризик: Податкова може зняти ці витрати при перевірці, бо вони належать до іншого року. Але якщо сума невелика, ризик мінімальний.

3. Що робити, якщо ФОП дасть один Акт у липні 2026? Це найгірший варіант для бухгалтера. Вам доведеться:

• Березень 2026: Відобразити аванс (Дт 371 - Кт 311).
• Липень 2026: Отримати акт.
• Розподіл: Частину суми, що стосується 2025 року, все одно проводити через рахунок 44 (як виправлення помилки минулого року), а частину 2026 року - на витрати періоду.

Я б Вам порадив домовитись з ФОПом стосовно того, щоб переробити Рахунок, Договір (якщо є) таким чином, щоб виглядало так, ніби Ви отримуєте послугу лише у 2026 році, якщо це можливо.

Щоб перенести все на 2026 рік і не мати проблем, попросіть ФОПа змінити формулювання в Актах Рахунках та Договорі:

• Замість «за період з 29.07.2025 по 28.07.2026» написати просто: «Послуги з підтримки та хостингу за І квартал 2026 року».
• У такому разі сума за 2025 рік просто «розчиниться» у вартості послуг 2026 року. Для перевірки це виглядатиме так, ніби у 2026 році послуги просто стали дорожчими, а у 2025-му ви ними не користувалися (або користувалися іншими).

Резюме: Якщо сума не є астрономічною, розподіл на квартали у 2026 році - це ідеальний компроміс. Це зекономить вам купу часу на виправленні минулих періодів.

Важливий нюанс: чи є у вас Договір, де чітко прописані дати 2025 року? Якщо так, то формулювання в актах має хоча б мінімально йому відповідати, або варто зробити додаткову угоду про зміну термінів чи вартості, або взагалі переписати договір за згодою з ФОП. Бо ця ситуація, яку Ви описали, створює для Вас занадто багато проблем через послуги минулого року.

2. Як відобразити в обліку?

Оскільки ви оплатили послуги наперед за період, що ще не закінчився, використовується рахунок 39 «Витрати майбутніх періодів».

• 19.03.2026: Перерахування оплати ФОПу: Дт 371 - Кт 311
• Дата акту (наприклад, щомісяця або в кінці терміну): Закриття авансу: Дт 631 - Кт 371
• Розподіл витрат: Ви включаєте частину суми, що стосується поточного періоду, до витрат: Дт 39 - Кт 631 (Відображено повну суму за актом як витрати майбутніх періодів). Дт 92 (або 91, 94) - Кт 39 (Щомісячне списання частини вартості хостингу на витрати періоду)

Раді допомогти, звертайтесь ще!