Передача документів при приєднанні підприємств: терміни та вимоги

Документи при приєднанні передаються правонаступнику, а не до архіву (крім окремих випадків).

У разі реорганізації шляхом приєднання всі права та обов’язки переходять до правонаступника, що включає і документи підприємства (ст. 104, 107 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863). Відповідно, саме підприємство-правонаступник приймає всі документи за актом приймання-передавання.

Згідно з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів (наказ Мін’юсту №1000/5), у разі приєднання передаються:

— документи, не завершені в діловодстві;
— документи тимчасового, тривалого (понад 10 років) та постійного зберігання;
— кадрові документи (особові справи, накази, відомості по зарплаті тощо).

Документи з особового складу підлягають зберіганню 75 років і також передаються правонаступнику, а не до архіву.

Передача до архівної установи здійснюється лише якщо відсутній правонаступник або щодо документів Національного архівного фонду (відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»).

Передача документів оформлюється актом приймання-передавання справ. Такий акт складається комісією з припинення підприємства.

Строки передачі прямо законодавством не встановлені у вигляді конкретних дат, але вона має бути здійснена до завершення процедури припинення, тобто до внесення запису до ЄДР (Закон України «Про державну реєстрацію…» №755-IV https://zakon.rada.gov.ua/go/755-15). Фактично строки визначаються у рішенні про реорганізацію або наказі по підприємству.

Отже, передавати документи до архіву замість правонаступника не можна (за наявності правонаступника). Усі документи в повному обсязі передаються підприємству, до якого відбувається приєднання, з оформленням відповідного акта.

Раді допомогти, звертайтесь ще!