Недостатність реквізитів у електронній накладній: необхідні уточнення

Існують різні думки щодо правомірності такого відображення посади та прізвища. Якщо дотримуватися букви закону, або спрогнозувати майбутнє судове рішення , якщо по такому випадку будуть претензії - то КЕП все ж достатньо. Але, безумовно, від податкової можуть бути претензії, у разі упередженох перевірки, і доведеться додавати значних зусиль та правової підтримки, щоб довести відсутність порушення.

Відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, первинний документ повинен містити, зокрема, посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції, а також підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати таку особу (ч. 2 ст. 9 Закону №996).

Разом з тим, закон прямо допускає альтернативу: або підпис, або інші ідентифікаційні дані. У випадку електронного документа таким ідентифікатором є кваліфікований електронний підпис.

Згідно зі ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг https://zakon.rada.gov.ua/go/851-15, електронний підпис використовується для ідентифікації автора електронного документа та підтверджує його створення. Тобто саме КЕП забезпечує встановлення особи підписанта.

Якщо у вашому випадку накладна підписана КЕП директора (Петров І.І.) із зазначенням ЄДРПОУ, назви підприємства та відображенням ПІБ у даних підпису (штампі або сертифікаті), то вимога щодо ідентифікації відповідальної особи виконана.

Факт того, що ПІБ і посада відображаються не в тексті накладної, а в електронному підписі, не є порушенням, оскільки це і є «інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу» у розумінні ст. 9 Закону №996.

Але, податкова при перевірці може висунути претензію щодо оформлення документа - якщо буде ставитися упереджено. Тоді можна заперечити її твердження, спираючись на вищезгадані факти з законодавства, але це все потребуватиме певних адміністративних зусиль, і тому варто проставляти такі дані, а з покупцем домовитися про те, що він повідомлятиме про посаду та прізвище особи, яка буде підписувати документ - це збереже багато часу.

Раді допомогти, звертайтесь ще!