Облік витрат на пальне під час закордонного відрядження працівника

Ні, варіант із рахунком 631 є неправильним; облік ведеться через підзвітну особу і за курсом на дату затвердження звіту.

Оскільки працівнику аванс не видавався, операція для підприємства виникає лише на дату затвердження звіту. Відповідно до п. 5 НП(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0515-00, первісне визнання операції в іноземній валюті здійснюється за курсом НБУ на дату здійснення операції. У даному випадку такою датою є дата затвердження авансового звіту — 06.03.2026.

Використання рахунку 631 є некоректним, оскільки підприємство не має прямих договірних відносин з АЗС-нерезидентом. Розрахунки здійснював працівник власними коштами, тому застосовується субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами» (Інструкція №291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99).

Отже, пальне не можна оприбутковувати датою чеку через 631. Воно визнається тільки на дату затвердження звіту і саме через 372.

Проведення:
Оприбуткування пального — Дт 203 – Кт 372 (за курсом НБУ на 06.03.2026)
Списання пального — Дт 92 (або 23, 91, 93) – Кт 203
Відшкодування працівнику — Дт 372 – Кт 311

Таким чином, уся операція проходить через підзвітну особу, а курсові різниці не виникають, якщо компенсація виплачується одразу після затвердження звіту.

Раді допомогти, звертайтесь ще!