Відмінення відрядження: повернення коштів та оподаткування нюанси

Прошу надати роз'яснення. Працівника було направлено у відрядження за кордон. Його не випустили на кордоні. При цьому йому було виплачено перед відрядженням добові, та аванс на проїзд та проживання в готелі по кошторису. Як тепер правильно відмінити це відрядження? Чи потрібно працівнику повернути добові? Чи потрібно працівнику повернути аванс, якщо працівник вже проплатив з цього авансу за готель та купив білет? Повернути тільки залишок авансу? І чи це буде додаткове благо і чи буде це оподатковуватися НДФЛ та військовим збором?

ОК

Ольга, консультант

експерт

15.03.2026 | 19:36

Очікує відповідь

Видайте наказ на скасування відрядження.

Керівник має видати наказ про скасування (або переривання) відрядження. У наказі обов'язково зазначається причина (наприклад, відмова у перетині державного кордону) та дата, з якої відрядження вважається скасованим. Цей документ є підставою для бухгалтерії, щоб визнати понесені витрати та вимагати повернення залишку авансу.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути зазначені кошти у встановленому законодавством порядку на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою). (ЗІР, категорія 103.17 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40944).

Водночас, працівник не зобов'язаний повертати аванс у повному обсязі, оскільки він уже поніс витрати. Відповідно ст.121 КЗпП. Працівник має право на добові за час фактичного перебування у дорозі (день виїзду до кордону та повернення). Добові за дні, що не були прведені у відрядженні, мають бути повернені.

Якщо відрядження скасовується, слід скасувати бронювання у готелі та повернути квитки. Якщо кошти не вдалось повернути або повернути лише частину, ці суми вважаються фактичними витратами підприємства.

Працівник додає до звіту документи, що підтверджують оплату та неможливість повернення коштів (квитки, інвойси, чеки).

4. Оподаткування (ПДФО та Військовий збір)

Якщо витрати підтверджені документально, суми, витрачені на квитки, готель та фактичні добові, не є додатковим благом і не оподатковуються

Раді допомогти, звертайтесь ще!