Ризики спрощення обліку витрат на пальне для орендованих авто

Доброго дня.
Підприємство, резидент дія Сіті, платник ПнВК має орендовані авто,якими користуються працівники підприємства. Оскільки подорожні листи є необов'язковими, плануємо розробити власний внутрішній акт списання пального, в якому залишити дані одометра на початок і кінець місяця, залишок пального в баку, суму заправленого та використаного палива за місяць і підпис водія. Для спрощення процедури маршрутний лист,який фіксує куди саме їздив працівник, плануємо виключити з цього документу. Підкажіть чи виключення інформації по маршруту авто в звіті не потягне за собою признання цих витрат негосподарськими? І які ще ризики може нести це спрощення?

ІК

Ірина, консультант

експерт

06.03.2026 | 19:51

Очікує відповідь

Виключення інформації про маршрут із внутрішнього документа є високим податковим ризиком. Без зазначення пунктів призначення та мети поїздки документ не підтверджує зв’язок витрат із господарською діяльністю, що призведе до визнання вартості пального додатковим благом працівника та оподаткування операції в межах режиму Дія Сіті (ПнВК).

https://7eminar.ua/news/2377-spisannya-paliva-na-pidprijemstvi

Хоча типова форма подорожнього листа скасована, первинний документ повинен підтверджувати факт використання ресурсу саме в господарській діяльності.

Згідно зі ст. 9 Закону про бухоблік, ч. 2, первинний документ повинен містити «зміст та обсяг господарської операції». У випадку використання автотранспорту змістом операції є саме переміщення автомобіля за конкретним маршрутом для виконання службових завдань. Показників ометра достатньо лише для фіксації обсягу (кілометражу), але вони не пояснюють змісту (куди і навіщо їхав працівник).

Якщо підприємство не може документально довести, що поїздка була службовою, податкові органи трактують використання пального як використання в особистих цілях працівника. Податкова при перевірках часто наполягає, що без зазначення маршруту (пунктів призначення) неможливо підтвердити зв'язок поїздки з бізнес-цілями компанії.

Для мінімізації ризиків ваш внутрішній документ (акт або подорожній лист) має містити:

Маршрут руху (хоча б узагальнений: «Офіс — Клієнт №1 — Склад — Офіс»).

Мету поїздки (наприклад, «доставка документів», «зустріч із контрагентом»).

Дозволяється складати один документ на тиждень або місяць, але з деталізацією поїздок за кожен день у межах цього періоду.

Також важливо мати Наказ про порядок використання службових авто, де закріплено форму вашого акта, норми списання пального та пряму заборону використання авто в особистих цілях. Це допоможе підтвердити господарську спрямованість витрат під час перевірки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!