Оплата витрат на відрядження: хто несе фінансові втрати

Так, ці витрати проводять та відшкодовують керівнику.

В ІПК ДФСУ від 30.11.2018 р. №5048/6/99-99-13-02-03-15/ІПК зазначалося, що якщо оплата вартості проживання, проїзду фізичних осіб (працівників) під час відрядження здійснюється одним працівником від імені та за рахунок юридичної особи (роботодавця) з використанням корпоративної платіжної картки, то сума понесених витрат не вважається додатковим благом працівників, оскільки під час відрядження ними виконуються обов'язки трудового найму.

Схожіі висновки наведені в листах Мінфіну від 08.01.2014 р. №31-07250-06-29/19, від 11.03.2006 р. №31-26030-12-13/5020, в листі НБУ від 07.04.2006 р. №25-209/827-3767.

Додатково в цих листах зазначається, підтвердні документи мають містити дані про кожного працівника, за якого здійснювалася оплата. Якщо документи таких даних не містять, вони не можуть бути відшкодовані працівнику, який здійснив оплату.

Хоча у зазначених роз’ясненнях мова йде про оплату з корпоративної картки, на нашу думку, наведений висновок стосується і оплати з допомогою особистої картки чи готівки.

Тому, якщо за інших працівників сплатив один працівник (керівник), то саме він подає авансовий звіт та прикладає до нього відповідні оригінали документів. У цьому звіті визначаються також належні керівнику добові витрати.

Працівник, за якого здійснювалася оплата витрат у відрядженні, також подає авансовий звіт, на підставі якого отримує добові витрати. Причому оскільки оригінали підтвердних документів прикладатимуться до авансового звіту керівника, працівникові доречно скласти і прикласти до свого звіту доповідну записку, в якій зазначити, що був у відрядженні стільки-то згідно з наказом керівника, що підтверджується оригіналами документів, доданих до авансового звіту керівника і копії яких прикладаються до звіту працівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!