Документи для підтвердження надання послуг експедитором у договорі

Для підтвердження факту надання послуг експедитором, окрім акта, обов’язковим є надання транспортних документів (зокрема коносамента), а для відшкодування витрат — документів від третіх осіб. Зазначення експедитора в коносаменті залежить від того, чи виступає він від свого імені, чи від імені клієнта.

https://7eminar.ua/news/1648-transportna-pervinka-oblik-u-pereviznika

1. Згідно зі ст. 9 Закону України «Про транспортно-експедиторську діяльність», факт надання послуги експедитора підтверджується єдиним транспортним документом або комплектом документів, які відображають шлях прямування вантажу від пункту відправлення до пункту призначення.

Оскільки у вашому випадку здійснюється міжнародне морське перевезення з Китаю, таким документом є:

• Коносамент (Bill of Lading) — основний документ при морських перевезеннях.
• Додатково можуть надаватися авіаційні накладні (Air Waybill), міжнародні автомобільні накладні (CMR) або залізничні накладні, якщо доставка до вашого складу є мультимодальною (змішаною).
• Підтвердження витрат на послуги третіх осіб: Експедитор виконує або організовує послуги за плату і за рахунок клієнта (ст. 929 Цивільного кодексу України).

Щодо копій рахунків та договорів зі сторонніми організаціями:

1. статтею 9 Закону про ТЕД визначено, що підтвердженням витрат експедитора є документи (рахунки, накладні тощо), видані суб’єктами господарювання, що залучалися до виконання договору, або органами влади.
2. клієнт зобов’язаний відшкодувати експедитору лише документально підтверджені витрати, понесені в інтересах клієнта (ст. 12 Закону про ТЕД).
3. якщо договором встановлена фіксована ціна («all-in»), яка вже включає всі витрати і винагороду експедитора без їх деталізації, експедитор може не надавати документи третіх осіб. Однак за загальним правилом для цілей бухгалтерського та податкового обліку (особливо для підтвердження бази оподаткування ПДВ) експедитор має надати копії документів, що підтверджують вартість послуг залучених перевізників, портів тощо.

2. Законодавство не містить жорсткої вимоги щодо обов’язкового зазначення експедитора в коносаменті, проте це залежить від умов виконання договору:

• Якщо експедитор залучає перевізника і виступає у відносинах з ним від свого імені, він може бути зазначений у коносаменті як Відправник (Shipper) або Одержувач (Consignee). Це прямо передбачено ст. 9 Закону про ТЕД, де зазначено, що експедитор може організувати перевезення, виступаючи від імені клієнтів як вантажовідправник або вантажоодержувач.
• Якщо експедитор діє лише як агент (від імені клієнта), то в коносаменті в полях «Shipper» та «Consignee» зазначаються безпосередньо продавець та ваше підприємство. У такому разі експедитор може бути вказаний у полі «Notify Party» (сторона, яку слід повідомити про прибуття вантажу).
• При перевезенні збірних вантажів (LCL) часто оформлюється «домашній» коносамент (House Bill of Lading), де експедитор фігурує як перевізник/відправник для клієнта.

Експедитор повинен бути зазначений у коносаменті лише у випадку, якщо він безпосередньо приймає вантаж до перевезення від свого імені або виступає стороною договору з морською лінією як представник вантажу. Якщо він лише організовує процес, його присутність у коносаменті не є обов'язковою, але він має надати цей документ вам для підтвердження факту надання послуг.

Раді допомогти, звертайтесь ще!