Документальне підтвердження гарантійного платежу при розірванні договору оренди

Операція неповернення гарантійного платежу при достроковому розірванні договору підтверджується письмовою додатковою угодою про розірвання договору оренди із зазначенням, що гарантійний платіж не повертається відповідно до умов договору.

Згідно зі ст. 654 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#Text зміна або розірвання договору здійснюється в тій самій формі, що й сам договір. Оскільки договір оренди укладався письмово, його дострокове розірвання також оформлюється письмовою додатковою угодою (або окремою угодою про розірвання).

Саме в цій угоді необхідно прямо зазначити:
– дату припинення договору;
– посилання на пункт договору, який передбачає неповернення гарантійного платежу;
– формулювання про те, що гарантійний платіж залишається у розпорядженні орендодавця та не підлягає поверненню.

Для бухгалтерського обліку така угода є первинним документом у розумінні ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, оскільки вона фіксує зміну господарської операції (зміна статусу забезпечувального платежу).

Додатково доцільно оформити:
– акт приймання-передачі приміщення при розірванні договору;
– акт звірки розрахунків (для підтвердження відсутності взаємних претензій);
– бухгалтерську довідку (для відображення операції в обліку).

Щодо податкового обліку.

Якщо гарантійний платіж спочатку мав характер забезпечувального (не був оплатою оренди), ПДВ при його отриманні не нараховується. Якщо ж він був відображений як аванс за оренду і на нього нараховувались податкові зобов’язання, то при зміні його статусу на штраф/неустойку застосовується п. 192.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text — необхідно скласти розрахунок коригування до податкової накладної.

Відповідно до п. 188.1 ПКУ база оподаткування визначається виходячи з вартості постачання. Суми штрафів і неустойок не є оплатою послуг оренди, тому не включаються до бази ПДВ.

Отже, ключовим підтвердним документом є письмова угода про розірвання договору із зафіксованим фактом неповернення гарантійного платежу. Інші документи (акт приймання-передачі, акт звірки, бухдовідка) виконують допоміжну функцію для цілей обліку та підтвердження відсутності спору між сторонами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!