Витрати на пальне: важливість документування маршрутів і клієнтів

Доброго дня. На підприємстві є ново куплений автомобіль, який експлуатую директор та головний бухгалтер. По факту завозиться виручка, директор їздить по домовленостям з клієнтами і так далі. Іноді на протязі дня може зїздити у інше місто без результату (так би мовити) тобто договір не заключено а просто проговорено з іншим клієнтом, при цьому відміток ніяких немає - лише км та маршрут. Скажіть, будь ласка, якщо у подорожньому листу зазначається лише день та пробіг із зазначенням (по місту) без ідентифікації клієнтів. Це критично для визнання витрат щодо списання пального? Що варто поправити для уникнення проблем у майбутньому?

ІК

Ірина, консультант

експерт

20.02.2026 | 00:01

Очікує відповідь

Відсутність деталізації маршруту та мети поїздки дає податківцям підстави стверджувати, що автомобіль використовувався в особистих цілях працівників. Це призводить до зняття витрат на пальне та оподаткування його вартості як додаткового блага директора чи бухгалтера (ПДФО 18% та військовий збір 5%).

Для того, щоб витрати на пальне, амортизацію та обслуговування авто зменшували оподатковуваний прибуток, підприємство має документально підтвердити їхній зв'язок із господарською діяльністю. Згідно з Податковим кодексом України, пп. «а» пп. 164.2.17, вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг) як додаткове благо оподатковується, якщо не доведено виробничу потребу такого використання. Запис «по місту» не розкриває змісту операції та не доводить таку потребу.

Хоча типові форми подорожніх листів скасовані, підприємство зобов'язане використовувати самостійно розроблену форму, яка відповідає вимогам Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9. Одним із обов'язкових реквізитів є «зміст та обсяг господарської операції». У контексті авто це означає фіксацію конкретного маршруту (пункти призначення) та мети поїздки.

Поїздки до потенційних клієнтів, навіть якщо договір не було укладено, вважаються господарською діяльністю, але вони потребують ретельнішого оформлення. Якщо в подорожньому листі немає ідентифікації контрагента, податкова служба розцінить таку поїздку як приватну подорож.

Подорожній лист і пальне: як правильно списувати, щоб не було штрафів
Подорожні листи вже давно втратили статус обов’язкового документа. Але на практиці подорожні листи виконують важливу функцію документального підтвердження витрат на пальне. Які реквізити має містити подорожній лист та як на його підставі списувати пальне, у статті https://7eminar.ua/news/1998-podoroznii-list?page=37

Раді допомогти, звертайтесь ще!